간식은 두 배로 샀는데, 지출은 그대로? | 코드박스 경영지원팀의 구매비용 50% 절약 비결

스타트업이 빠르게 성장하려면,
눈에 잘 보이지 않는 운영 효율이 반드시 뒷받침돼야 합니다.

코드박스 경영지원팀 역시 구매 승인과 정산에 하루 2~3시간씩 쓰며 어려움을 겪었는데요. 이 팀은 어떻게 불필요한 과정을 줄이고, 비용 절감과 직원 만족도까지 동시에 잡을 수 있었을까요?

코드박스, 10,500+기업이
선택한 올인원 법인운영 플랫폼

코드박스(Kodebox)는 주주·스톡옵션·투자 관리, 주총 및 이사회, 법인 운영을 지원하는 올인원 플랫폼 ZUZU를 서비스하고 있어요. 2020년 출시 이후 빠르게 성장해 현재 10,500개 이상의 기업이 이용하고 있으며, 주주명부 관리, 스톡옵션 부여 및 관리 등 기업 운영에 꼭 필요한 기능을 제공하죠.

ZUZU는 법인 운영의 비효율을 해결한다는 미션을 바탕으로 성장하고 있으며, 이런 성장 가능성을 인정받아 지금까지 누적 226억 원의 투자를 유치하기도 했어요.

이처럼 빠른 성장을 뒷받침하는 조직이 바로 코드박스 경영지원팀입니다. 법무, 재무, 인사, 총무를 아우르며 스타트업 운영을 지탱하는 기반이 되고 있죠. 특히 구매·정산 관리까지 책임지며 회사 운영의 효율성을 높이고 있습니다.

“경영지원팀은 잘하면 당연하게 여겨지고, 잘 보이지도 않지만
원래 남들 모르게 회사가 안정적으로 돌아가도록 움직이는 게 저희 역할이에요.”
– 심윤주 매니저

심 매니저님의 말처럼, 이런 보이지 않는 노력이야말로 회사의 큰 버팀목이 됩니다.
그렇다면 코드박스 경영지원팀은 실제로 어떤 방식으로 그 역할을 수행하고 있을까요? 윤주님과 진권님께 직접 이야기를 들어보았습니다.

인사 및 자기소개

Q. 담당자님, 자기소개 부탁드려요

• (심윤주) 코드박스 경영지원팀에서 재무를 맡고 있습니다. 정산, 회계 처리, 세금계산서 관리 등 숫자와 관련된 전반 업무를 담당하고 있어요.

• (김진권) 저는 인사·총무·법무를 맡고 있습니다. 사무실 운영 관리 같은 현장 업무도 함께 하고 있어요.

스타트업 탕비실 관리,
구매 업무로 바꾸는 직원 만족도

빠르게 성장하는 스타트업일수록 작은 구매 하나가 업무 효율과 비용에 직결됩니다. 코드박스 경영지원팀은 어떤 방식으로 구매와 운영을 관리하고 있는지 여쭤봤어요.

Q. 코드박스에서 구매 업무는 어떻게 진행되나요?

주로 음료, 간식, 소모품을 정기적으로 구매합니다. 인원이 40명 가까이 되다 보니 소량으로는 금방 동나고 단가도 비싸서, 대부분 벌크 단위로 주문해요. 그 외의 비정기 구매는 별도 요청을 받아 처리합니다. 이렇게 구분함으로써 예산 집행도 명확하게 하고, 불필요한 재고도 줄일 수 있도록 관리하고 있어요.

또 50만 원 이상의 대량 구매는 회사 내규에 따라 비교 견적을 받은 뒤 최종 승인자가 결제하는 프로세스를 운영합니다. 내부적으로는 책임과 승인 단계가 명확히 구분돼 있어 예산 집행이 투명해지고, 상황에 따라 비용 절감도 가능해요.

구매처의 경우 예전에는 쿠팡이나 오프라인 매장을 병행했는데, 지금은 에어서플라이를 중심으로 구매를 일원화하고 있습니다.

Q. 스타트업에서 구매 업무는 어떤 의미를 갖나요?

단순히 물건을 확보하는 게 아니라, 사무실 환경과 직원 만족도를 책임지는 일이예요.

실제로 음료나 간식은 에어서플라이를 통해 벌크 단위로 구매해요. 사이다 같은 경우 30개 묶음을 정기적으로 들여오고, 냉장고 진열은 거의 매일 이뤄집니다. 이렇게 직원들이 불편 없이 이용할 수 있도록 챙기려면 단순한 주문이 아니라 머리도 쓰고 몸도 쓰는 세심한 관리가 필요하죠.

특히 탕비실 운영 같은 경우, 경영지원팀 입장에서는 잘 운영되면 당연하게 여겨지지만, 문제가 생기면 바로 티가 나는 영역이기도 해요. 그래서 예산을 절감하면서도 직원들이 충분한 복지를 누릴 수 있도록 균형을 맞춰야 하는 업무입니다.

도입 전: 기존 서비스로 해결되지
않던 문제는 무엇이었나요?

많은 스타트업이 구매와 정산 업무에 발목을 잡힙니다. 코드박스 경영지원팀도 예외가 아니었는데요, 승인과 비용 문제는 생각보다 훨씬 큰 부담이었습니다. 구체적으로는 어떤 어려움이 있었을까요?

Q. 기존 승인 프로세스는 어떤 점이 비효율적이었나요?

도입 전에는 직원들이 필요한 품목을 보내오면, 제가 그 내용을 일일이 Excel에 수기로 옮겨 정리했습니다. 그런데 정리한 내역을 보고 드리면, 예산을 초과하거나 품목이 바뀌는 경우가 많아 추가·삭제·교체 요청이 이어지곤 했어요.

그때마다 Excel을 수정하고 보고 과정을 다시 반복해야 했죠. 이런 절차가 한 번에 끝나지 않다 보니, 발주까지 2~3시간이 걸리는 경우도 많았습니다. 심지어 다른 업체를 통해 구매를 진행할 때는 중간에 두 사람을 거쳐야 해 절차가 더 늘어났고, 결국 단순한 구매 하나에도 지나치게 많은 시간이 들었습니다.

Q. 비용과 신뢰 측면에서도 문제가 있었나요?

네 맞아요. 저희가 이용하던 특정 간식 서비스는 정해진 물품을 강제로 발주해야 해서 재고가 쌓이곤 했습니다. 실제 비용은 쓰지 못했는데, 몇백만 원 단위로 간식 비용이 치솟기도 했죠.

또한, 불편한 UI로 인해 불필요한 지출이 생기기도 했어요. 기존 서비스는 품목 교체나 삭제가 원활히 되지 않았는데, 장바구니에서 상품 리스트가 남아있으면 구매요청을 하거나 결제를 승인하지 않았는데도 자동으로 결제가 이루어 지는 경우가 종종 있었습니다.

더 큰 문제는 세금계산서가 정가 기준으로 발행됐다는 거예요. 주문 시 할인된 금액으로 결제했는데도, 세금계산서에는 정가(20만~30만 원)가 찍히는 경우가 반복됐습니다. 그러면 회계상 지출과 실제 결제 금액이 맞지 않아, 월말마다 재발행·보정 작업을 반복해야 했어요.

“결제는 15만 원인데, 세금계산서는 20만~30만 원으로 온 적도 있었어요. 모르면 그냥 돈이 빠져나가는 셈이죠.” - 코드박스 담당자

이런 오류가 두세 차례 반복되며, 고객센터에 정중히 항의해 로그 공개와 소급 적용을 요청한 적도 있었습니다. 하지만 개선은 없었고, 결국 비용과 회계가 직결되는 업무에서 신뢰를 잃게 된 것이 가장 치명적이었죠.

이외에 엑셀 다운로드 기능이 없어 PDF만 제공돼, 비용 검증과 데이터 확인이 번거로운 문제도 있었습니다.

도입 계기: 시간 단축이 가장 큰 목표였어요

여러가지 한계점을 느끼며 새로운 서비스를 탐색하던 중, 에어서플라이를 떠올리셨다고 하는데요. 어떻게 도입까지 이어지게 됐을까요?

Q. 가장 큰 도입이유는 무엇이었나요?

가장 큰 이유는 시간 단축이었습니다. 승인 프로세스에 하루 몇 시간씩 쓰이는 게 너무 큰 부담이었거든요. 물건 하나 사자고 내가 이렇게 이렇게까지 시간을 많이 써야 되나 싶은 생각이 들었어요. 그게 저한테는 사실 업무상의 가장 큰 페인 포인트였어요.

Q. 기존 방식에 대해 조금만 더 설명해주세요

기존에는 경영지원팀의 인원이 충분해 별도의 서비스를 쓰지 않고도 구매 업무를 핸들링할 수 있었습니다.

하지만 팀 내 인사 이동과 퇴사 등으로 구성에 변화가 생기면서, 한 사람이 여러 역할을 동시에 맡게 되었어요. 업무가 점점 복잡해지고 정산 건수도 늘다 보니, 더 이상 수기로 관리하기가 어려워졌죠.

이런 상황에서 효율적인 구매 및 정산 관리를 위해 에어서플라이를 도입하게 되었어요.

Q. 비용적인 측면도 고려하셨나요?

네. 결정적이었던 건 비용 차이였는데요. 같은 물건을 다른 업체에서 사면 20만~25만 원이라면, 에어서플라이에서는 7만 원밖에 안 나왔거든요. 테스트해보면서 바로 도입해도 되겠다 결정할 수 있었어요. 물건이 각각 따로 와서 정리하는 게 번거로운 부분도 있지만, 절감 효과가 워낙 크다 보니 감수할 만했습니다.

다른 업체에서는 20~25만 원인 품목이 에어서플라이에서 구매하니까 7만 원밖에 안나왔어요 – 김진권 매니저

도입 후 변화:
45~50% 비용 절감, 시간과 비용 모두 아껴요

다시 도입한 이후, 업무 방식은 눈에 띄게 달라졌습니다. 승인 절차부터 비용, 직원 만족도까지 구체적인 변화를 들어봤습니다.

Q. 승인 프로세스는 어떻게 달라졌나요?

지금은 품목을 링크로 등록해두면 승인자가 한 번만 확인하면 됩니다. 반복 구매 품목은 다시 승인받을 필요도 없어요. 예전처럼 슬랙에서 왔다 갔다 하는 절차가 사라져 승인 시간이 크게 줄었습니다.

또한, 구매자·발주자·승인자가 명확히 구분돼 있어 실수나 중복 구매를 방지할 수 있습니다.

Q. 비용 절감 효과는 어땠나요?

실제로 주문량은 늘었는데도 전체 비용은 오히려 줄었습니다. 필요한 만큼만 조절할 수 있어서 평균적으로 45~50% 절감 효과를 보고 있죠. 온라인에서 직접 찾은 제품을 링크로 등록하는 방식이다보니, 같은 품목이라도 2배 이상 저렴하게 구매할 수 있어서 무척 만족스러워요.

현재 전체 구매의 70% 이상이 에어서플라이로 일원화됐습니다. 과자, 음료 같은 상온 보관 품목은 거의 전량 전환했고, 유제품류만 예외적으로 따로 구매하고 있어요.

Q. 특히 만족하는 기능이 있다면요?

💵 후불결제

단연 후불 결제입니다. 예전에는 카드 결제 내역을 하나하나 확인하고, ‘이건 무슨 항목이지?’ 하고 적요를 직접 써야 했어요. 하지만 에어서플라이를 쓰면 승인된 구매 내역이 세금계산서로 한 번에 정리됩니다.

덕분에 월말 회계 처리가 정말 간단해졌습니다. 예를 들어 ‘7월 소모품 구매’라는 한 줄만 입력하면 끝이거든요. 카드별 내역을 일일이 확인할 필요가 없으니, 재무 담당자 입장에서는 기장 업무가 훨씬 수월해졌어요.

특히 세무대리인 없이 내부에서 직접 기장을 하고 있어서 이 편리함이 더 크게 체감돼요. 내역 확인이나 적요 작성에 쓰던 시간을 아낄 수 있어 본업에 집중할 수 있고요.

🖥️ 직관적인 UI

또 하나는 직관적인 UI입니다. 복잡한 가이드를 따로 보지 않아도 누구나 금방 익숙해질 수 있죠. 예를 들어 단순히 구매할 링크를 등록하면 바로 요청이 가능해요. 이런 간단한 절차 덕분에 신규 팀원이 합류했을 때도 빠르게 적응할 수 있습니다.

결제 담당자든, 일반 사용자가 쓰든 익숙하고 직관적인 화면 덕분에 “편하다”는 인상이 먼저 다가오는 서비스예요.

Q. 직원들의 반응은 어떤가요?

탕비실이 항상 채워져 있다는 게 이제 직원들에게는 당연한 일이 됐습니다. 이 ‘당연함’을 안정적으로 유지할 수 있다는 게 큰 장점이에요.

추천과 기대
: 20명 이상 조직이라면 꼭 써보세요

경영지원팀의 고민은 많은 조직이 공유하는 문제입니다. 코드박스 팀은 어떤 조직에 특히 에어서플라이를 추천할까요? 또 앞으로 어떤 변화를 기대하고 있을까요?

Q. 에어서플라이를 다른 조직에도 추천하시겠어요?

20인 이상 규모, 탕비실 운영 기업

20인 이상 규모, 탕비실 운영 기업에 추천하고 싶어요.

제 경험상, 20명 이상 규모가 되면 대부분 탕비실을 운영하게 되는 것 같아요. 작은 스타트업이라도 미니 커피머신이나 간단한 간식 코너 정도는 마련하곤 하죠.

탕비실은 단순 복리후생이 아니라 사무실 관리와 운영 효율화와 직결되어서, 구매 효율화 시스템과 함께 관리하면 훨씬 편리할 거예요.

구매효율화가 필요한 부서

인사·총무·경영지원팀처럼 구매와 정산 부담이 큰 부서에도 추천해요.

승인과 정산 절차가 단순화되면서 팀이 본업에 집중할 수 있고, 확실한 효율성을 체감할 수 있습니다. 에어서플라이는 승인과 정산 부담을 크게 줄여줘서, 팀이 본업에 집중할 수 있어요.

에어서플라이 도입 문의

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