서울디자인재단, 공공기관의 구매 증빙·비교견적 업무 80% 단축 비결은?

서울디자인재단은 ‘디자인으로 서울시민의 삶을 더 나은 방향으로 변화시키는 디자이노베이터’를 비전으로 하는 공공기관입니다. 특히 동대문디자인플라자(DDP)를 중심으로 디자인 박람회와 미디어아트 축제를 운영하며, 도시 문화와 디자인 산업을 연결하는 플랫폼 역할도 수행하고 있어요.

서울디자인재단은 문화 기획과 운영뿐 아니라, 그 기반이 되는 경영지원 업무 역시 중요하게 다루고 있어요. 그중 경영지원팀은 사무용 소모품 구매와 예산 관리를 포함한 실무 기반의 지원을 담당하며, 업무 효율성을 높이는 것이 주요 과제였습니다.

재단 내 여러 사업소에서 발생하는 반복적인 구매 요청과 수작업 증빙 처리로 인해 실무 부담이 커지고 있었던 서울디자인재단 경영지원팀은 이러한 상황을 해결하기 위해 에어서플라이를 도입해 업무 방식을 전환했는데요.

서울디자인재단은 어떤 방식으로 공공기관의 구매 문제를 해결했을까요? 지금 실무자 인터뷰를 통해 직접 확인해보세요.

서울디자인재단은 어떤 기관인가요?

서울디자인재단은 ‘디자인을 통해 일상의 가치를 창출하는 서울의 디자이노베이터’를 비전으로 삼고, 서울시민의 더 나은 삶을 위한 디자인 전문기관으로 운영되고 있어요.

저는 경영본부 경영지원팀에서 직원 사무공간 및 공용공간 운영·관리와 전체 사업장의 예산 관리, 소모품 구매 업무를 총괄하고 있습니다.

공공기관의 구매에는 어떤 특징이 있나요?

공공기관의 구매 업무는 공적 예산을 바탕으로 운영되는 만큼, 예산의 투명한 집행과 절차의 정당성을 확보하는 것이 매우 중요해요.

이러한 특성 때문에 일반 기업과는 다른 제도적 구조와 절차적 요구사항이 강조되며, 실무에서 여러 단계의 행정 처리가 수반됩니다.

예를 들어, 예산은 부서나 사업소별로 항목이 명확히 구분되어 있고, 각 건에 대한 구매 승인 절차도 엄격하게 관리돼요. 또한 단가계약 외 품목을 구매하거나 일정 금액을 초과하는 경우에는 비교견적과 계약 방식에 대한 별도 검토가 필요합니다.

구매 이후에는 예산 항목별 내역 정리와 증빙자료를 필수로 준비해야하고, 감사 대응을 위한 문서 관리도 요구되죠.

에어서플라이 도입 전, 어떤 어려움이 있었나요?

공공기관의 소모품 구매 업무는 예산 통제가 엄격하고, 사업소별 승인과 증빙 절차가 체계적으로 운영되는 만큼 실무자의 행정 업무가 복잡하게 얽혀 있는 경우가 많아요.

서울디자인재단 또한 이러한 환경 속에서 반복적인 비교견적 준비와 내역 정리, 증빙자료 확보 등의 어려움을 겪고 있었어요.

1. 사업소별 구매 내역 파악의 어려움 🗂️

   기존에는 연간 단가계약을 맺은 뒤 정해진 상품 범위 내에서 구매를 진행했고, 추가로 필요한 품목은 쿠팡 등의 온라인 쇼핑몰을 통해 직접 구매하는 방식이었어요.

   하지만 이러한 방식은 여러 사업소에서 동시에 발생하는 구매 요청을 실시간으로 파악하기 어렵고, 어떤 사업소에서 어떤 품목을 얼마나 구매했는지 확인이 불가능해 관리에 한계가 있었죠.

2. 온라인 쇼핑몰 직접 구매의 비효율 🛒

   특히 온라인 쇼핑몰로 구매할 경우, 매번 품목을 일일이 찾고, 가격을 비교해 리스트를 만들고, 다른 쇼핑몰의 금액과 비교하는 작업을 수작업으로 진행해야 하는 번거로움이 있었어요.

3. 정산 및 증빙자료 준비의 부담 🧾

   사업소별 예산과목이 다르다 보니 정산을 할 때도 품목별로 내역을 분류해 따로 정리해야 했고, 구매 후 증빙자료나 비교견적서를 직접 준비하는 데에도 많은 시간이 소요됐어요.

4. 단가계약 외 품목 및 고액 구매 시 행정 절차 부담 🧱

   또한 단가계약 외 품목을 구매하거나 금액이 일정 기준을 초과하는 경우, 기관 내부 규정상 비교견적서, 승낙계약서, 수의계약 등 별도의 절차를 거쳐야 하기 때문에 행정적으로 처리해야 할 문서가 늘어나요. 이로 인해 긴급하게 필요한 물품임에도 즉시 구매가 어려운 상황이 자주 발생했어요.

에어서플라이를 도입하게 된 계기가 궁금해요

이러한 반복 업무와 비교견적 준비 부담을 개선하고자 소모품 구매를 통합 관리할 수 있는 MRO업체를 찾던 중 에어서플라이를 알게 되었어요.

매뉴얼이 필요없을 정도로 직관적인 인터페이스와 사용방법이 매력적이었고, 각 사업소별로 담당자에게 계정을 나누어주면 업무도 분산시킬 수 있을 것 같았어요.

특히 구매와 동시에 필요한 비교견적서와 증빙자료가 자동으로 제공되고, 후불결제 방식으로 월에 한 번씩만 결제할 수 있다는 점에서 업무가 쉬워질 거라는 기대가 생겼죠.

도입을 결정하는 과정에서 어떤 점을 고려하셨나요?

도입 전에는 기존 단가계약 방식과 에어서플라이의 운영 구조를 비교하며 예산 소요와 절감 가능성을 검토했어요.

시스템 운영비를 포함하더라도 온라인 쇼핑몰 기반의 최저가 구매 방식 덕분에 전체 비용 측면에서 경쟁력이 있다는 판단을 내릴 수 있었죠. 실제로 도입 이후 확인해보니 단가계약 기준 대비 약 16%의 예산 절감 효과가 있는 것을 확인할 수 있었습니다.

그외에도 공공기관의 특수성과 맞는 운영 방식인지, 증빙자료가 어떤 시점에 어떤 형식으로 제공되는지, 결제 방식은 유연한지 등을 종합적으로 검토했어요.

특히 공공기관은 규정 변경에 따라 예기치 못한 변수가 발생할 수 있기에, 시스템 도입 후 문제가 생겼을 때 유연하게 대응할 수 있는지도 중요한 고려 요소였는데요. 다양한 조건을 모두 충족한다고 판단해 에어서플라이 도입을 최종 결정하게 되었어요.

에어서플라이 도입 이후 무엇이 달라졌나요?

어떻게 공공기관 기준에 맞게 서비스를 세팅하셨는지 소개해주세요

에어서플라이 도입 초기에는 각 사업소에 후불카드를 발급하고, 폴더 및 계정 구조를 사업소 기준으로 나누는 방식으로 시스템을 구축했어요.

예를 들자면 A사업소 담당자에게는 A사업소 폴더만 보이도록 설정하고, 필요한 품목을 직접 추가하도록 했죠. 현장에서의 활용도를 높이는 것을 중요하게 생각해서, 여기에 중점을 두고 사업소별 구매 권한과 품목 구분 체계를 명확히 나누었습니다.

에어서플라이를 통해 생긴 변화가 궁금해요

1. 사업소에서 직접 구매를 신청하며 관리 업무 감소

   첫째로, 관리자가 모든 구매를 관리할 필요가 없어졌다는 게 큰 변화예요. 공공기관 사업소별로 에어서플라이 계정을 전달하여 각 담당자가 필요한 품목을 직접 신청할 수 있게 되면서 업무 분산 효과가 있어요.
   또한 구매 권한과 승인 단계를 유연하게 설정해 공공기관의 구매 시스템 전반에서 전체 프로세스의 효율이 향상됐죠.

2. 사업소별 구매 내역을 실시간으로 확인 가능

   두 번째로는, 각 기관의 사업소별 구매 내역을 실시간으로 조회해 사용량과 수요를 정확히 파악할 수 있게 되었어요. 예산 초과나 불필요한 중복 구매도 사전에 방지할 수 있었고요.

3. 데이터를 통해 갖춰진 소모품 운영의 체계성

   구매 품목, 시기, 수량, 예산 내역 등이 자동으로 누적되어 체계적인 소모품 관리가 가능해졌어요. 폴더 및 하위 카테고리를 활용해 사업소별로 희망하는 품목과 브랜드를 구분하여 혼선을 방지하고, 효율적으로 품목을 관리할 수 있게 됐습니다.

4. 비교견적·증빙 업무 80% 단축

   타 쇼핑몰에 일일이 접속해 가격을 비교하고, 직접 견적서를 정리하는 과정이 사라졌어요. 기존에는 매월 약 2시간씩 소요되던 비교견적과 증빙 준비 시간이, 지금은 평균 20분 내외로 줄었죠. 구매 페이지 내에서 ①자동으로 최저가가 비교되고, ②비교견적서와 증빙자료가 함께 제공되어서 감사 대응과 내부 통제에 드는 부담이 크게 줄어들었어요.

5. 후불정산으로 예산 집행 자동화

   또한 온라인 상품도 계산서 기반으로 결제할 수 있어, 정해진 시기에 일괄 지출 처리하는 체계적인 운영이 가능해졌어요. 후불결제 기능 덕분에 지출이 예산 계획에 맞춰 처리되고, 정산 시점에 맞춰 세금계산서와 구매내역서 등 주요 증빙자료를 즉시 출력할 수 있어 예산 집행의 예측 가능성까지 확보할 수 있었고요.

   ‘예측 가능한 상황’을 선호하는 공공기관 특성상 이 부분이 도입 판단에 결정적인 요인이었는데, 실제로도 만족하면서 이용하고 있습니다.

비슷한 고민을 가진 기관에 추천하고 싶으신가요?

네, 1명의 경영지원팀 담당자가 여러 공공기관 사업장을 총괄로 관리하거나, 소모품의 수요와 공급이 잦은 기관이라면 에어서플라이의 직관적인 인터페이스와 반복적인 비교견적 및 증빙자료 준비 업무를 줄일 수 있는 기능들이 많은 도움이 되실 거라고 생각해요. 꼭 검토해보시길 권합니다.

마무리하며

서울디자인재단 사례처럼 공공기관의 반복적인 구매 증빙·비교견적 업무도 시스템 도입으로 충분히 개선될 수 있어요. 특히 비교견적과 증빙자료 준비 과정에서의 행정 부담과 업무 스트레스를 효과적으로 해소할 수 있습니다.

공공기관의 엄격한 구매 프로세스로 고민이 있으시다면, 에어서플라이를 통해 구매 업무를 더 간편하고 체계적으로 개선해 보세요.

더 자세한 정보와 상담 문의는 에어서플라이 홈페이지에서 확인하실 수 있습니다.

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