밀리온 "부가세 환급은 간편하게, 회계 업무가 빨라졌어요"

밀리온은 전국 800개 이상의 제휴점을 기반으로 빠르게 성장하고 있는 스타트업입니다. 테이블오더 기반 F&B 솔루션 ‘헤이밥’을 운영하며, 스크린골프장을 '골프만 치고 가는' 공간에서 머무는 공간으로 바꾸고 있죠.

모든 경영지원 업무를 1인이 맡고 있는 밀리온은, 슬랙 DM이나 구두로 흩어지는 구매요청과 번거로운 부가세 환급 처리에 어려움을 겪고 있었습니다.

이에 이전 직장에서 에어서플라이를 써본 경험이 있던 이강민 과장님이 문제를 수치화해 설득에 나섰고, 구매부터 정산까지 자동 정리되는 구조를 만들 수 있었어요. 작은 조직일수록 실무자에게 시스템은 선택이 아닌 필수입니다. 밀리온은 어떻게 변화했을까요?

작은 조직일수록 실무자의 역량이 중요해요

안녕하세요! 자기소개 부탁드려요

안녕하세요. 밀리온에서 회계, 인사, 총무 등 경영지원 전반을 담당하고 있는 이강민입니다. 전국 스크린골프장 제휴점 운영을 위한 예산 관리, 내부 결제 검토, 회계 자료 정리 등의 실무를 맡고 있어요.

밀리온에서 어떤 업무를 맡고 계신가요?

밀리온은 규모가 크지 않다 보니, 경영지원 업무는 대부분 제가 직접 챙기고 있어요.
각 부서에서 올라오는 구매 요청이나 비용 자료를 확인해 결제(집행)하고, 이후 정산까지 흐름이 잘 정리되도록 관리하는 역할을 하고 있습니다.

예전 직장에서도 정산이나 회계 업무를 많이 맡았던 터라, 구매 내역과 증빙이 빠짐없이 정리되는 구조가 중요하다고 늘 느껴왔어요. 그래서 밀리온에서도 처음부터 그런 기준을 갖춘 시스템을 만들기 위해 신경쓰고 있어요.

골프 한 게임 치고 가던 고객이, 이제는 한 게임 더 하게 됐어요

밀리온은 어떤 회사인가요?

밀리온은 스크린골프장에서 테이블오더 기반으로 식음료(F&B) 서비스를 제공하는 ‘헤이밥’이라는 브랜드를 운영하고 있어요.

전국 800개 이상의 스크린골프장 제휴점을 보유하고 있고, 매달 30건 이상 신규 계약이 이뤄지고 있을 만큼 빠르게 성장하고 있습니다.

스크린골프장이 단순히 게임만 하는 공간이 아니라, ‘먹고 마시는 공간’으로 변하면서 운영자 입장에서도 고객 체류 시간을 늘리기 위한 F&B 운영이 점점 더 중요해지고 있어요. 헤이밥은 이런 흐름에 맞춰, 제휴점이 음식과 음료를 효율적으로 운영할 수 있도록 기기, 메뉴, 주문 시스템을 함께 제공하는 형태로 솔루션을 구성하고 있습니다.

테이블오더 도입 후 매장 운영 방식에 어떤 변화가 있었나요?

예전에는 스크린골프장이 정말 '게임만 치고 나가는' 공간이었다면, 지금은 음식과 함께 머무는 공간으로 바뀌고 있어요.

헤이밥이 테이블오더 시스템을 제공하면서 운영자 입장에서는 인력 부담 없이 주문을 받고, 고객 입장에서는 편하게 음식을 주문하고 한 게임 더 즐길 수 있는 환경이 만들어졌죠.

식사 매출이 별도 수익원으로 작동하면서, 제휴점에서도 음식 품질이나 주방 장비, 재고 관리 같은 운영 전반에 자연스럽게 관심이 높아졌어요. 운영 효율뿐 아니라 구매 방식까지 정비해야 할 필요성도 커졌고요.

무엇보다도, 예전보다 매장 하나하나의 ‘운영 밀도’가 확실히 높아졌다는 걸 체감하고 있어요.

반복되는 비효율, 숫자로 증명해 바꿨어요

기존 구매 방식에 어떤 어려움이 있었나요?

• 시스템의 부재로 인한 복잡성

  제가 밀리온에 합류했을 당시엔 슬랙과 노션이 있긴 했지만, 슬랙은 채널을 거의 쓰지 않았고 노션도 개발팀 위주로만 쓰고 있었어요.

  인수인계도 대부분 구글 스프레드시트 기반이었고, 구매 요청이나 정보 공유는 슬랙 DM이나 구두로 개별 전달되는 방식이었죠.

  사실상 시스템 없이 일하는 구조라, 요청이 쌓이기만 하고 한눈에 파악할 수가 없었어요. 누가 뭘 요청했는지 기억해서 각각 정리하다보니 누락이 생기기도 하고, 놓친 건은 없는지 계속 신경을 써야해서 피로하더라구요.

• 부가세 환급의 어려움

  물품을 구매할 때는 네이버, 쿠팡 같은 소비자용 채널도 많이 사용했어요. 그런데 세금계산서가 발행되지 않으니까 부가세 환급도 어렵고, 그러다 보면 정산 단계에서 빠진 건 없는지, 증빙은 다 챙겼는지 확인하는 작업이 반복됐죠.
  
  결국 구매 하나하나에 대해 다시 확인하고 정리하는 데 시간을 많이 쓰게 되는 구조였어요.

  → 24년 5월부터 부가세 환급 기준이 강화됐어요. 부가세 환급 기준 확인하기

다시 에어서플라이를 도입하게 된 이유는?

이전 직장에서도 에어서플라이를 직접 도입해서 써본 경험이 있어서 밀리온에 와서 비슷한 문제들을 겪으니 에어서플라이가 자연스럽게 다시 떠올랐어요.

플렉스를 도입해서 구매요청 체계를 만들어봤지만 현장에서는 여전히 직접 요청하시는 분들이 더 많았어요. 정말 사소한 “두루마리 휴지 떨어졌어요”, “핸드타월 없어요”, “일회용 수저 필요해요” 같은 요청들이 하루에 네댓 건씩 따로 들어오니까 이렇겐 안되겠다, 싶었죠.

그래서 플렉스에서 요청 건수를 직접 카운팅해봤어요. 누가 어떤 요청을 몇 번 했는지, 요청이 얼마나 쌓이고 반복되는지를 제가 눈으로 보고 정리할 수 있어야 설득이 될 것 같더라고요.

그 자료를 가지고 대표님, 본부장님께 하나씩 설명드렸어요. “지금 같은 상황엔 이런 서비스의 도움이 꼭 필요하다”고 말씀드렸죠. 한 번에 설득되시진 않았지만, 지금 이 상황에 에어서플라이가 왜 필요한지를 숫자로 보여드리면서 말씀드린게 설득에 도움이 된 것 같아요.

전표 처리부터 부가세 환급까지, 복붙이면 끝나요

도입 후 어떤 변화가 있었나요?

에어서플라이는 아직 전사 도입이 된 상태는 아니에요. 차근차근 세팅 중인 단계라 모두가 잘 활용하고 있다고 말하긴 어렵지만, 그럼에도 제가 느끼는 변화는 분명해요. 지금 이 단계에서도 실무적으로는 확실히 편해졌거든요.

1. 요청 관리 흐름이 훨씬 안정됐어요

예전에는 “휴지 떨어졌어요”, “프린터 토너 없어요” 같은 메시지가 따로따로 들어왔다면, 지금은 요청이 에어서플라이 안으로 모이니까 흐름이 훨씬 깔끔해졌어요. 결제만 처리하면 되는 구조라 반복적인 커뮤니케이션도 많이 줄었어요.

2. 회계 처리 전반이 훨씬 정확하고 빨라졌어요

에어서플라이 덕분에 전표 처리, 회계 기준 정리, 부가세 환급 준비까지 한 번에 끝나는 구조가 됐어요.

• 실무자는 이런 고민을 해요 💬

  올해부터 자체기장을 하고 있어요. 그런데 세법 개정이 되면서, 쿠팡이나 네이버처럼 플랫폼을 통한 구매 건도 적격 증빙을 위해 영수증을 하나하나 챙겨야 하는 상황이 됐죠.

  💡

  2024년 부가가치세법 시행령 개정 이후로 간이영수증이나 통합결제 형태에 대한 세무 관리 기준이 더 엄격해졌고, 이런 흐름 속에서 거래처 명시 여부에 대한 중요성도 자연스럽게 커지고 있어요

  문제는, 플랫폼에서 카드 결제를 하면 명세서에는 ‘쿠팡페이’, ‘네이버파이낸셜’처럼 통합된 이름만 표시된다는 거예요. 하지만 실제로 필요한 정보는 ‘잉크샵’같은 개별 판매자 정보죠.

  ‘네이버에서 20만 원 썼다’와 ‘잉크샵에서 20만 원 썼다’는 건 회계적으로는 완전히 다른 이야기예요. 그냥 신고해도 되긴 하지만, 정확한 거래처명이 빠지면 부가세 환급이나 회계 감사 시 불리할 수 있는 리스크가 생겨요.

  

  이전엔 대충 넘어갈 수 있었던 거래처명도 이젠 세무 대응을 위해 일일이 확인하고 정리해야 하니, 작지만 반복되는 업무로 실무 부담이 커졌죠.
   

• 지금은 뭐가 달라졌냐면요 💭

  예전엔 상품 정보를 하나하나 클릭해서 확인하고 입력해야 했는데, 지금은 그 시간이 거의 없어졌어요. 엑셀 데이터가 자동으로 정리돼 있어서 훨씬 수월합니다.

  에어서플라이 도입 전	에어서플라이 도입 후
  구매기록을 하나하나 클릭해서 판매자 정보를 다시 확인해야 했어요.	결제 한 건 안에서도 품목별 정보가 자동으로 전산화돼요.
  회계 프로그램에 거래처명을 직접 수정하면서 수기로 입력해야 했어요.	한 달치 지출 데이터를 복사-붙여넣기만 하면 전표 입력이 끝나요.
  시간이 지나면 품목의 구매 목적을 기억해내기 어려웠어요	구매 요청 메모엔 "소모품", "사무용품" 같은 목적도 함께 남겨둘 수 있어요.

구매도, 정산도, 혼자 다 하는 분들께 추천해요

에어서플라이를 추천하고 싶은 기업은 어떤 곳인가요?

저희처럼 담당자가 1~2명뿐인 작은 조직이라면, 에어서플라이가 특히 더 필요할 것 같아요.

보통 50명 미만의 규모에서는 경영지원팀이 한두 명이 전부인 경우가 많고, 그 한두 명이 구매, 정산, 회계 같은 전반적인 실무를 다 맡고 있잖아요.

저도 그랬는데, 요청은 계속 들어오고 하나는 결제 처리하고, 하나는 전표 정리하고…
이런 반복적인 업무들이 쌓이다 보면 정작 중요한 일에 쓸 시간을 놓치게 되더라고요.

에어서플라이는 요청부터 정산까지 흐름이 자동으로 정리되고, 지출 데이터도 전산에 남아서 회계 프로그램으로 바로 옮기기 편하니까 이런 반복 작업에 드는 시간을 줄이는 데 정말 도움이 돼요.

결국 중요한 건, ‘내가 하나하나 확인하지 않아도 되는 구조’가 만들어진다는 점인데요, 이건 작은 조직일수록 훨씬 절실하게 체감하는 부분이에요. 그래서 저처럼 실무를 혼자 책임지고 계신 분들께 꼭 추천드리고 싶어요.

마치며

작은 조직일수록 실무자의 손에 더 많은 책임이 쏠립니다. 그 무게를 줄여주는 가장 확실한 방법은, 시스템이 흐름을 대신 정리해주는 구조를 만드는 일 같아요.

‘작은 조직이라 아직은 이르다’고 생각하셨다면, 밀리온의 사례를 다시 한번 떠올려보세요. 시스템의 도움을 적극 활용하면, 더 많은 업무를 효율적으로 처리하실 수 있을거예요.

• 부가세 환급 관련된 자세한 내용이 궁금하다면?

• 지점 30개 관리 효율화한 카페 ‘도레도레’ 사례 함께 확인하기