[외국계 물류회사] 에어서플라이로 공급업체 등록 고민을 해결하다

🌏 글로벌 물류 기업의 구매 관리, 어떻게 달라졌을까요?

해외에 본사를 둔 외국계 기업은 원활한 사업 운영을 위해 다양한 자재와 서비스를 구매해야 하지만, 엄격한 본사 규정과 복잡한 승인 절차로 인해 지출을 효율적으로 관리하기가 쉽지 않아요.

오늘 인터뷰한 글로벌 물류 기업 S사는 1년 반 전, 구매 프로세스를 표준화하고 승인·정산 절차를 간소화하기 위해 에어서플라이를 도입했어요. 규정을 준수하면서 구매 프로세스를 단순하게 바꾼 비법은 무엇인지, 지금부터 자세히 소개할게요!

본 인터뷰는 실제 사례를 기반으로 작성되었으며, 회사명과 담당자 정보는 익명 처리를 위해 일부 변경되었습니다.

🏢 글로벌 물류 기업 S사 & 담당자 소개

이번 인터뷰는 외국계 물류 기업 S사에서 행정 업무 전반을 담당하시는 지현님과 함께했어요.

재무팀에서 구매 업무를 담당하던 지현님은 1년 반 전, 공급업체 등록과 승인이 지나치게 복잡하다는 것을 실감하셨어요. 기업을 원활히 운영하려면 효율적인 구매 프로세스가 필수인데, 절차가 번거로워 비효율이 심했죠. 자연스럽게 구매 프로세스 간소화 방법을 고민하게 되셨다고 합니다.

"구매 업무는 단순한 주문이 아니라, 회사 운영과 직결된 일이에요. 필요한 물품이 제때 공급되지 않으면 업무에 지장을 줄 수 있죠. 승인 절차가 길거나 공급업체 등록이 번거로우면 지연이 발생할 수밖에 없어요."

이건 S사만의 고민이 아니예요. 많은 외국계 기업이 비슷한 어려움을 겪고 있어요. 지현님께 외국계 기업의 구매 프로세스에 대해 좀 더 자세히 들어봤어요.

📌 외국계 기업의 구매 프로세스의 특수성과 비효율성

Q. 외국계 기업에서는 구매 프로세스가 어떻게 진행되나요?

외국계 기업은 보통 본사 정책이 명확해요. 저희 회사도 정해진 정책에 따라 각 부서의 구매 요청을 처리하고 구매를 진행하고 있어요.

만약 신규 공급업체에서 구매를 하고 싶다면 거래처 코드를 등록해야 해요. 기업마다 세부적인 승인 단계는 다르겠지만, 여러 부서의 승인과 검토가 필요한 건 대부분의 외국계 기업이 비슷할 거예요.

Q. 기존 구매 방식에서 가장 어려웠던 점은 무엇인가요?

1. 복잡한 공급업체 등록 절차

   공급업체 등록 절차가 복잡한게 가장 힘들었어요. 공급업체 등록은 1)요청서 작성, 2)현지 담당자 검토, 3)국내 CFO 승인, 4)본사 최종 승인까지 네 단계를 거쳐요. 이 과정에서 i)신용평가, ii)사업자 정보 검토 등의 이유로 추가로 서류를 제출해야 하는 경우도 있죠. 그럼 시간이 더 오래 걸리고, 구매가 지연될 때가 많았어요.

2. 제한적인 법인카드 사용

   법인카드의 제한적 사용도 불편했어요. 출장 경비 등 일부 항목만 결제가 가능해 개인이 먼저 결제하고 비용을 청구해야 하는 일이 잦았어요.

외국계 기업의 복잡한 공급업체 등록절차

Q. 이런 문제를 해결하기 위해 어떤 고민을 하셨나요?

본사 규정이 엄격하고 구매 프로세스를 바꾸기가 어려우니, 정해진 승인 절차 내에서 시간을 줄여야 했어요.

고민 끝에, 한 번 승인받은 공급업체를 계속 활용할 수 있다면 등록 절차가 크게 줄거라 판단했어요. 공급업체 등록은 승인 대기 시간에 따라 한없이 늘어지기 때문에, 이 단계만 줄여도 효율적으로 일할 수 있을 것 같았죠.

그래서 이런 문제를 해결해줄 서비스를 찾아보기로 했어요.

🚀 에어서플라이 도입 계기와 변화

번거로운 공급업체 등록 등 지현님이 겪으신 고충을 들으니, 에어서플라이 도입 후의 변화가 더욱 궁금해졌어요. 그래서 이번에는 에어서플라이를 통해 실제로 어떤 도움을 받으셨는지, 효과에 대해 여쭤보았습니다.

Q. 어떻게 에어서플라이 도입을 결정하게 되셨나요?

예전엔 승인 절차가 길고, 공급업체 등록이 반복되면서 구매가 지연됐어요. 새로운 공급업체와 거래를 할 때마다 등록이 필요해 시간도 오래 걸렸죠.

불필요한 작업을 줄일 방법을 찾다가 에어서플라이를 알게됐어요. 한 번만 공급업체로 등록해두면 이후 별도 등록 없이 다양한 온라인 커머스의 상품을 구매할 수 있다고 하더라고요. 제가 찾고 있던 목적에 부합하는 솔루션이었어요.

공급업체 등록 횟수를 줄이고, 소모품 구입이 더 편해지기 바라며 도입을 하게 되었어요.

Q. 도입 후 가장 만족스러웠던 점은 무엇인가요?

1. 단순화된 공급업체 등록 절차

   가장 만족한 건 단순해진 구매과정이예요.

   기존에는 새로운 공급업체를 이용할 때마다 업체 등록이 필요했지만, 이제는 등록 단계 없이 상품을 구매할 수 있어요. 여러 인터넷 쇼핑몰에서 다양한 상품을 부담 없이 구매할 수 있죠. 평소엔 5일 이상 걸리던 주문과 배송 절차가 50% 이상 줄어들었어요.

2. 간소화된 정산 과정

   또한, 정산 과정도 간소화됐어요. 기존에는 소액 구매 건도 공급업체를 등록했는데, 이제는 에어서플라이에서 구매를 합니다. 제출할 서류가 줄어 정산할 때 훨씬 편리해요.

3. 후불 결제 기능 활용

   특히, 일부 항목에서 후불 결제를 활용하면서 선결제 부담이 줄었어요. 결제부터 정산까지 걸리는 시간이 줄면서 전반적인 구매 프로세스가 더욱 원활하게 운영되고 있어요.

Q. 어떤 분들이 에어서플라이로 업무 효율을 높일 수 있을까요?

복잡한 승인 절차로 어려움이 있으신 분께 에어서플라이를 추천하고 싶어요. 공급업체 등록 없이 바로 구매하니, 물품을 훨씬 빠르게 확보할 수 있다는 게 굉장히 편해요.

실제로 다른 분들에게 추천해보니, 다들 구매 업무 속도가 빨라질 것 같다고 좋아하세요. 특히 본사 승인이 필요한 외국계 기업에서는 시간 절약 측면에서 긍정적 반응이에요. 관련 문제로 고민 중이시면, 에어서플라이가 큰 도움이 될 거예요.

📢 마무리 & 총정리

이번 인터뷰를 통해 복잡한 구매 프로세스로 생긴 어려움과 개선 과정을 깊이 있게 나눌 수 있었어요. 특히 a) 승인 절차로 인한 시간 지연과 b) 복잡한 공급업체 등록 과정, c)정산 업무의 부담을 줄이는 방법에 대한 인사이트를 얻는 시간이었어요.

비슷한 고민을 가진 기업이 계시면, 기존 승인 절차를 더 효율적으로 운영할지 고민해보세요. 공급업체 등록 과정에서 다단계 승인을 거치고 있다면 등록 횟수만 줄여도 업무 속도가 크게 빨라질 거예요. 구매 업무를 더 편리하게 만들 수 있는 최적의 솔루션을 찾고 있는 분들께 이번 사례가 도움이 되셨길 바라요!