어떤 MRO가 우리에게 가장 적합할까요? 어떤 구매 솔루션을 선택해야 조직에 실질적인 도움이 될까요?
이 질문의 핵심적인 답은 우리 회사의 지출 커뮤니케이션 문화를 점검하는 것입니다. 지출 커뮤니케이션 문화 점검은 구매 요청부터 승인, 구매, 정산에 이르는 전체 과정에서 우리 회사만의 고유한 체계와 매뉴얼을 파악하는 일입니다. 이는 단순히 서비스 비용이나 기능을 비교하는 것을 넘어서는 중요한 과정이죠.
회사의 지출 커뮤니케이션 문화를 이해해야 하는 이유
최고의 MRO나 구매관리솔루션을 선택하는 기준은 사람마다 다르지만, 결국 한 가지 핵심 원칙으로 모아집니다. "우리 조직의 구매 문제를 효과적으로 해결하는 서비스가 최고의 구매솔루션"이라는 것입니다.
따라서 서비스가 우리 회사의 구매 문제를 실제로 해결할 수 있는지 판단하기 위해서는 문제 상황과 지출 커뮤니케이션 문화를 먼저 이해해야 합니다.
구매 방식을 이해해야 구매 문제를 효과적으로 개선할 수 있어요
지출 커뮤니케이션 문화를 제대로 이해하지 않은 채 구매 솔루션만 도입한다면 근본적인 문제 해결이 어렵습니다. 예를 들어, 예산 통제가 필요한 기업이 단순히 저렴한 MRO 업체만을 찾다 보면 내부 관리 체계의 미흡으로 비효율적 지출이 지속될 수 있습니다.
실질적인 예산 통제를 위해서는 MRO 선택과 함께 내부 프로세스 개선이 반드시 필요합니다. 그러므로 먼저 회사의 지출 문화를 파악하고 적절한 개선 계획을 수립한 후에 구매 솔루션을 선택해야 합니다.
그렇다면 회사의 지출 커뮤니케이션 문화는 어떻게 파악할 수 있을까요? 다음 5가지 질문을 통해 살펴보겠습니다.
회사의 지출 커뮤니케이션 문화 파악을 위한 5가지 질문
구매 유형, 관리 방식, 결제 방법, 구매 패턴 등 지출과 관련된 커뮤니케이션 문화는 회사마다 고유한 특성을 가지고 있습니다.
회사의 산업군, 조직 문화, 규모, 예산 등을 고려하며 아래 질문들에 답해보세요. 이를 통해 우리 회사가 가진 지출 커뮤니케이션 문화를 파악하고, 필요한 변화와 적합한 구매 프로세스를 자연스럽게 발견할 수 있을 거예요.
1) 어떤 물건을 주로 구매하시나요? 🧺
- 필수적인 용품이나 기자재 : 노트북, 휴지 등 소모품 및 비품을 주로 구매
- 기업 영업 유지를 위한 필수품 : 예) 청소 업체를 운영하고 있어서 청소 도구를 주로 구매
- 직원 복지를 위해 필요한 상품 : 예) 간식이나 내부 행사용 상품을 주로 구매
- 산업 전문 자재 혹은 부품
2) 구매 승인 체계는 어떻게 되시나요? 🪄
- 모든 직원이 직접 구매
장점빠른 결정, 지출 자유도 높음단점지출 통제 어려움, 예산 초과 가능성- 추천 기업: 직원 수가 적거나 업무 특성 상 자유로운 지출이 가능한 기업
- 중앙집중형 구매 : 소수의 담당자가 결의서, 엑셀 등을 통해 일괄적으로 구매 요청을 받아 구매
장점구매 통제 용이, 관리 용이단점의사소통 복잡성, 담당자 부하 가능성- 추천 기업: 구매를 중앙에서 통제하고 싶은 기업
- 다단계 승인 절차 사용: 팀 내에서 구매 승인, 상위 단계에서 결제 진행
장점구매 결정의 체계화, 여러 단계의 검토 가능단점결재 시간 소요, 지연 가능성- 추천 기업: 대규모 기업, 중요한 구매에 대한 검토 필요한 기업
- 분권형 구매: 지점이나 부서 별로 지정 담당자가 독립적으로 구매 관리
장점지역 또는 부서 별로 적절한 구매 관리, 빠른 결정 가능단점일관성 부족, 중복된 구매 가능성- 추천 기업: 지점이나 부서 간의 독립적인 구매 관리가 필요한 기업
3) 구매 비용은 어떻게 지불하시나요? 💳
- 한 개 카드: 한 개의 법인 카드로 비용 지불
장점업무 처리가 편리하고 지출 추적 관리가 용이단점부서, 지점, 프로젝트가 다양할 경우 비용 구분이 어려움
- 다수 카드: 여러 개의 법인 카드를 통해 결제
장점부서, 프로젝트 별로 카드를 할당해 지출의 효과적 관리 가능. 각 카드에 대한 지출 한도 설정 및 제어 가능. 부서 간 비용 분리·추적 가능단점카드 사용자의 행동을 예측하기 어려울 수 있음
- 단건 이체: 계좌 이체를 통해 비용 지불
장점계좌 직접 연동으로 투명한 재무 상태 제공 및 카드 이자 절감단점부서 또는 프로젝트에 대한 지출 추적이 어려움. 개별 이체로 지출 제어가 어려울 수 있음
- 후불결제: 서비스나 상품을 먼저 받은 뒤 한 달에 한 번 비용 지불
장점매월 일정한 시기에 비용을 지불해 현금 흐름 관리가 용이하고 유예 기간이 존재해 자금 확보나 예산 조절이 수월함. 정산 업무 간소화 가능단점매월 일정한 날에 모든 지출 지불해야 하므로 예상치 못한 지출에 대비하기 어려울 수 있음
4) 구매 패턴과 주기는 어떻게 되시나요? 🔁
- 정기 구매: 일정한 주기나 기간마다 필요한 제품이나 서비스 구매
- 비 정기 구매: 특정한 주기나 기간 없이 필요할 때마다 제품이나 서비스 구매
- 돌발 구매: 예기치 않은 상황이나 긴급한 필요로 인해 갑자기 제품이나 서비스 구매
- 예) 쓱 배송, 로켓 배송, 새벽 배송 등 주로 사용
- 프로젝트 중심 구매: 특정 프로젝트의 진행을 위해 필요한 품목을 단발성으로 구매
- 예) 신규 사업장 오픈
5) 지출 내역을 어떻게 기록하고 계신가요? 🗞️
- 종이 영수증: 종이 영수증을 수집하여 보관
- 특징: 소규모 기업, 간단한 지출 관리 체계에서 사용 가능
단점정리, 검색 및 지출 추적 정확성 보장이 어려움
- 담당 회계사 지정: 기업 내 회계 담당자, 재무팀이 지출 내역을 기록
장점전문가가 지출을 관리하고 회계 시스템에 기록해 효율적이고 정확한 지출 관리 가능단점직원들의 지출 내역 접근이 제한될 수 있음
- 전자기록시스템 활용: ERP 등의 프로그램을 활용해서 지출 내역 기록
장점효율성, 정확성, 검색 용이성 향상 가능단점실시간 지출 내역 추적 및 분석/간편한 관련 문서 공유 및 저장
이제, 지출 커뮤니케이션 문화를 바꾸어볼까요?
우리회사의 지출 커뮤니케이션 문화를 이해하면서 개선이 필요한 부분들을 발견하셨을 거예요. 이제 어떤 커뮤니케이션 문화를 만들고 싶은지 상상해 보세요!
개선 방향이 머릿속에 정리되었다면, 구매 솔루션 선택은 훨씬 간단해질 거예요. 서비스 이용 목적을 고려해 솔루션을 비교하고 선택하기만 하면 되니까요. MRO 업체를 검색해서 비교하거나 구매 관리를 돕는 서비스를 찾아보세요.
기업 구매 담당자들이 많이 하는 고민들
에어서플라이는 지금까지 750개 이상의 고객사와 함께하며 구매 문제 해결을 도와왔어요.
그동안 만난 기업 구매담당자들과 다음과 같은 고민들을 공유했죠.
불필요한 지출과 회사 내부 사정으로 인해 구매 비용 절감이 시급해요.
구매처마다 정보가 분산되어서 구매 관련 데이터를 통합적으로 관리하고 싶어요.
회사는 성장했지만 구매 체계는 예전과 같아서 체계적인 구매 프로세스가 필요해요.
구매/정산 업무 인력이 부족해서 구매 업무의 효율화가 절실해요.
위와 같은 고민을 겪고 계시다면 에어서플라이의 도움을 받아보세요. 지금 상담 신청을 하시면, 풍부한 도입 사례를 보유한 구매 전문가들이 여러분의 회사에 최적화된 MRO 도입과 지출 커뮤니케이션 문화 진단을 도와드립니다.
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