고객 만족을 핵심 가치로 삼은 마이워크스페이스는 강남, 서초, 서울대벤처타운 등 서울 주요 지역에서 지점을 운영 중인 공유오피스 브랜드입니다. 평균 5분 내 문의 응답을 기본으로 하고, 매니저 교육도 응대 품질 중심으로 설계하는 등 서비스 전반에 고객 중심 가치를 녹여내고 있죠.
하지만 지점마다 운영 형태가 다르고 운영 인력은 적다보니, 한 명이 여러 지점을 오가며 응대와 발주를 처리해야 하는 구조에서 운영 효율성과 고객 대응 품질을 함께 유지하기가 쉽지 않았습니다.
마이워크스페이스는 궁극적으로 고객 응대에 집중할 수 있는 운영 환경을 만들기 위해 에어서플라이를 도입했는데요. 도입 이후 어떻게 더 빠르게 고객을 응대할 수 있는 환경을 구축했는지, 실무자가 직접 체감한 변화를 함께 들여다보았습니다.
고객을 위한 공간을 만들기 위해 고민하는 사람들
Q. 간단한 자기소개 부탁드립니다.
안녕하세요. 저는 마이워크스페이스 운영팀에서 일하고 있는 안예은 매니저입니다.
현재 이 건물의 운영 전반을 담당하고 있고, 입주사 응대, 시설관리, 발주 업무를 포함해 전반적인 총무 역할도 함께 맡고 있어요. 특히 고객센터 응대 기준이나 매니저 교육 체계 등, 고객 만족도를 높이기 위한 세부 운영 기준을 내부적으로 계속 개선해 나가고 있습니다.
Q. 마이워크스페이스는 어떤 회사인가요?
강남/서초/서울대벤처타운 등에 총 4개 지점을 운영 중인 공유오피스로, 올해로 10년 차가 되었습니다. 최근에는 서초에 무인 공유오피스 지점을 오픈하기도 했어요.
Q. 공유오피스로써 마이워크스페이스만의 강점이 있다면요?
마이워크스페이스는 입주사가 편하게 일할 수 있는 환경을 만드는 데 집중해 온 공유오피스입니다. 빠르고 정확한 응대, 역세권 입지, 합리적인 임대료와 잘 관리된 시설까지, 일관된 운영 철학이 공간 곳곳에 녹아 있어요.
특히 아침마다 제공되는 시리얼이나 토스트 같은 간단한 간식은 10년 가까이 이어온 서비스로, 고객 만족을 위한 작은 배려이자 마이워크스페이스만의 디테일입니다. 이런 운영방식이 결국 입주사와의 신뢰로 이어지고 있는 것 같아요.
공유오피스 운영과 구매관리의 현실
Q. 공유오피스 업종의 구매관리, 어떤 점이 다르다고 느끼시나요?
지점이 많고, 지점별 운영 방식이 다양한 공유오피스의 구조적 특성
공유오피스는 기본적으로 여러 지점을 동시에 운영하는 구조이고, 지점마다 운영 형태나 입주사 특성이 다른 경우가 많아요. 발주 시점이나 구매 품목이 제각기 다르다 보니, 통일된 운영 기준을 유지하기가 쉽지 않아요. 본사 입장에서도 한 눈에 지출을 관리하기가 어렵고요.
최소 인력으로 다수 지점을 운영해야 하는 인력 구조의 한계
효율적인 인력 운영을 위해 한 명의 운영 매니저가 여러 지점을 동시에 커버해야 하는 경우가 있어요. 이럴 경우엔 발주, 결제, 정산까지 반복되는 업무가 누적되면서 실수가 생기기 쉽고, 응대 품질에도 영향을 줄 수 있죠.
공용 공간 특성과 입주사 수요에 따라 달라지는 구매 품목
공용 라운지나 회의실처럼 여러 공간을 함께 쓰는 구조이고, 입주사 수요도 계속 바뀌다 보니, 정형화된 발주 리스트를 유지하기 어렵고, 품목 구성도 유동적일 수밖에 없어요.
지점마다 다른 구매방식, 늘어가는 업무 부담
Q. 에어서플라이 도입 전에는 어떤 방식으로 구매를 하셨나요?
이전에는 쿠팡, 스마트스토어, 쓱닷컴 등 다양한 플랫폼을 지점마다 따로 사용하고 있었고, 계정도 구매처별로 달라서 회계팀이 정산할 때 굉장히 번거로웠어요.
결제수단도 제각각이라 지점별로 어떤 카드로 무슨 물품을 샀는지 정리하는 데 시간이 오래 걸렸고, 플랫폼마다 송장 확인이나 품절 대응 방식도 달라서 실수나 누락도 잦았어요.
게다가 배송지별로 각각 결제를 해야 했고, 최저가 비교도 일일이 직접 해야 했어요. 반복되는 업무 스트레스로 인해 운영 효율이 떨어지고 있었고, 특히 지점마다 수요나 운영 조건이 다르다 보니, 구매 기준을 하나로 정리하기가 쉽지 않았어요.
플랫폼마다 계정을 따로 관리하고, 배송 현황도 지점별로 따로 확인해야 했기 때문에, 하나의 발주를 처리하는 데에도 많은 리소스가 들었죠. 그래서 체계적인 중앙 관리 시스템의 필요성이 더 절실하게 느껴졌던 것 같아요.
Q. 앞에서 여러 지점을 운영하고 있다고 하셨는데, 실제 지점마다 운영 방식이나 관리 구조가 다른 편인가요?
맞아요. 저희는 강남, 서초, 서울대벤처타운 등 여러 지점을 운영 중인데, 각 지점의 규모나 형태가 다 달라요. 예를 들어 서초역점은 무인 오피스로 운영되고 있어요. 운영 매니저가 아예 없고, 입주부터 결제, 출입까지 앱으로 처리해요. 반면 벤처타운역점은 지자체와 협력해서 운영하는 곳이라 공공 인력이 상주하고요.
Q. 인력 구조나 프로세스에도 영향을 주었을 것 같아요.
네, 현재 매주 발주 요청서를 받아서 본사에서 일괄 결제하고, 지점별 계정으로 주문 내역을 관리하고 있습니다. 매니저가 바뀌더라도 계정을 그대로 유지하면서 업무 연속성을 지킬 수 있다는 점이 특히 중요했어요.
고객 중심 철학이 만들어낸 도입 결정
Q. 마이워크스페이스는 고객 중심 운영을 굉장히 강조하고 계신데요, 구체적으로 어떤 부분에 중점을 두고 계신가요?
저희가 생각하는 고객 중심 운영은, '고객이 불편을 느끼기 전에 먼저 해결하는 것'이에요. 그래서 대응 속도를 중요하게 생각하고, 카카오톡 채널을 통한 고객 문의에도 신속하게 대응하고 있죠. 언제나 고객 응대를 최우선으로 판단해 유연하게 움직일 수 있는 운영 문화를 만들어가고 있습니다.
Q. 그런 철학이 실제 운영 투자나 선택에도 영향을 미치나요?
물론입니다. 고객 문의에 빠르게 대응하려면, 운영팀의 시간확보가 중요하거든요. 그런데 각각 사이트에 들어가서 물품을 검색하고 비교하고 결제까지 하다 보면, 그 사이에 고객 응대가 밀려요.
그래서 플랫폼을 쓰는 게 오히려 시간과 비용을 줄이는 길이라는 판단이 들었고, 내부적으로도 이건 단순한 효율 문제가 아니라 고객 응대를 더 잘하기 위한 선택이라는 데 공감대가 있었어요.
Q. 실무자 입장에서 ‘이건 꼭 써야겠다’고 판단한 이유가 궁금해요
에어서플라이를 도입한 가장 큰 이유 중 하나는, 운영팀에서 직접 사용해본 결과 불편함이 없었고, 오히려 모든 과정이 정돈된다는 확신이 있었기 때문이에요.
플랫폼 하나로 발주를 통합 관리할 수 있다는 점만으로도, 운영 리듬을 놓치지 않고 고객 응대에 집중할 수 있겠다는 판단이 들었어요. 직접 “이건 꼭 필요하다”고 의견을 냈고, 자연스럽게 도입으로 이어졌습니다.
정산부터 응대까지, 운영팀이 체감한 진짜 변화
Q. 에어서플라이, 지금은 얼마나 자주 쓰고 계신가요?
지금은 거의 대부분의 지점 운영 구매를 에어서플라이로 처리하고 있어요. 예전엔 여러 플랫폼을 병행했지만, 지금은 비품부터 소모품까지 거의 모든 품목을 이 하나의 플랫폼에서 통합 구매하고 있죠.
우유나 잼 같은 일부 신선식품은 여전히 실시간 대응이 중요해서 별도로 처리하고 있지만, 전체 구매 흐름은 에어서플라이로 자연스럽게 정리됐고, 팀원들도 모두 익숙하게 잘 활용하고 있어요.
Q. 도입 후 어떤 변화가 가장 크게 느껴지셨나요?
구매의 모든 단계를 한 곳으로
한 번에 여러 기능이 연결되어 있다는 게 가장 좋았어요. 구매요청부터 정산까지 한 곳에서 할 수 있으니 업무가 훨씬 간편해요.
예를 들어 마이워크스페이스는 지점별로 들어온 요청서를 본사에서 취합하고, 매주 수요일에 일괄 결제하는 루틴이 자리잡았어요. 화요일까지 각 지점 매니저가 요청서를 작성해서 전달하면, 본사에서 품목과 수량을 확인하고 건별로 결제를 진행하는 방식이에요. 많을 때는 주간 발주 건수가 14건에서 18건까지 올라가는데, 이럴 때도 업무가 간단하죠.
정산과 데이터 관리 측면에서는 훨씬 효율적이에요. 회계팀에서도 정산이 훨씬 편하고, 품목별 내역 관리도 수월하고요.
이슈대응을 한 곳에서
배송 누락이나 파손 이슈가 생겼을 때, 에어서플라이 안에서 바로 송장을 확인해 대응할 수 있는 점도 큰 장점이에요.
이전에는 품목 누락이나 송장 확인 누락 같은 사소한 실수가 반복됐는데, 지금은 모든 과정이 한 플랫폼 안에서 이뤄지다 보니 그런 실수가 거의 없어진 것도 큰 차이고요. 여담이지만, 초기에 송장 확인이 안되서 불편하던 부분도 피드백을 통해 개선돼, 배송확인이 더욱 편리해졌어요.정산이나 비용 관리 면에서는 어떤가요?
지점별로 예산 집행 내역을 다운로드해서 월별 지출 추이를 분석하고 있어요. 어떤 지점의 사용량이 줄었는지, 공실률이 반영됐는지 등을 간접적으로 파악할 수 있어요.
가격 비교 기능도 큰 도움이 됐어요. 기존엔 품목별 최저가를 일일이 확인해야 했지만, 지금은 자동으로 비교되다 보니 실제로 더 낮은 단가로 구매할 수 있는 사례도 꽤 있었고요. 이런 변화들이 쌓이면서 정산과 비용 통제 면에서도 훨씬 수월해졌습니다.
Q. 실무자들의 반응은 어땠나요?
딱히 교육 없이도 다들 금방 적응했어요. UI도 직관적이고, 송장이나 배송추적까지 한 번에 확인할 수 있어서 편하다는 피드백이 많았어요. 회사 차원에서도 월 10만 원 미만의 비용 대비 효과가 크다는 인식이 생겼고요.
이런 회사라면, 꼭 한번 써보세요
Q. 에어서플라이를 추천하고 싶은 회사가 있다면요?
지점이 여러 곳이거나, 주기적으로 다양한 품목을 소량 구매하는 회사라면 정말 잘 맞을 거예요. 공유오피스, 프랜차이즈, 소규모 리테일 같은 업종에 특히 효과가 클 것 같아요.
마치며
이번 인터뷰가 더욱 특별했던 이유는, 마이워크스페이스가 에어서플라이의 첫 번째 고객이자, 서비스의 핵심 기능 중 하나인 복사-붙여넣기 기능에 대한 아이디어를 제안해준 팀이었기 때문이예요.
실무자의 제안이 기능이 되고, 현장의 문제를 함께 해결해 나간 경험은 시간이 지나도 여전히 기억에 남아 있어요. 이번 인터뷰를 통해 그때의 방향성과 가치를 다시 한 번 되짚을 수 있어 뜻깊은 시간이었습니다.
마이워크스페이스는 ‘고객이 불편을 느끼기 전에 먼저 해결한다’는 철학 아래, 빠르고 유연한 운영 기준을 꾸준히 다듬어가고 있어요. 에어서플라이를 선택한 것도 반복되는 구매관리 업무를 체계화해 고객 응대와 공간 관리에 더욱 집중할 수 있는 환경을 만들기 위해서였죠.
마이워크스페이스처럼 지점 운영 효율과 고객 응대 품질, 두 가지를 모두 챙겨야 하는 팀이라면, 지금이 변화의 적기일지도 모릅니다. 반복되는 구매관리 업무에 지치셨다면, 마이워크스페이스처럼 에어서플라이로 시작해보세요.