지하철에서 손연재 선수가 소개하는 매트리스 광고, 한 번쯤 본 적 있을 거예요. 바로 국가대표 공식 침대 매트리스로 알려진 ‘베스트슬립’이예요. 10년 이상 브랜드를 운영 중인 베스트슬립은 전국 44개 쇼룸을 본사에서 직접 관리하고 있어요. 지점마다 필요한 소모품도 본사에서 직접 확인하고 승인하죠.
하루에도 몇 건씩 쌓이는 구매요청, 수작업 정산만으로는 관리에 한계가 있었습니다. 구매요청과 회계 업무를 자동화하고 체계화할 수 있는 시스템이 꼭 필요했죠.
그런 상황에서 도입한 에어서플라이는, 구매요청 자동화 시스템을 구축하고 효율적인 운영체계를 만드는 데 큰 역할을 해줬어요. 지금은 없어서는 안 되는 도구가 됐고요.
베스트슬립은 어떻게 구매 체계를 설계했을까요? 강남에 있는 사무실에서 박주희 매니저님을 직접 만나 이야기를 나눠보았어요.
베스트슬립, 최고의 수면을 선사하는
매트리스 브랜드의 운영철학
베스트슬립은 차근차근 성장해온 브랜드예요. 편한 매트리스에 대한 집착으로 제품 연구와 개발에 투자한 결과, 숙면이 중요한 국가대표 선수단에 매트리스를 납품하고, 전국에 마흔 개 넘는 쇼룸을 운영할만큼 성장했어요.
지큐브스페이스는 단순한 리테일 매장이 아니라, 체험형 쇼룸을 전국 44개 지점에서 본사가 직접 운영하는 구조예요. 매장에서 직접 제품을 체험해보고 구매할 수 있도록 브랜드 경험에 꼼꼼히 신경쓰죠.
이러한 전국 단위 매장 운영 구조는 구매요청 자동화 없이는 운영 효율화가 어려워요.
예를 들어, 좋은 고객 경험을 위해서 쇼룸 방문 고객에게 제공하는 생수의 경우 매장에 항상 구비해두고 있어야 해요. 따라서 재고가 잘 관리되고, 제때 발주가 되어야 하죠. 그런데 지점마다 물품이 필요한 시기가 서로 다르기 때문에 관리가 까다로운 측면이 있어요.
들어온 요청을 처리하는 건, 본사 재경팀 역할이예요. 꼭 구매해야 하는 품목들이 원활히 구비될 수 있도록 지원하면서도 과도한 지출을 예방하기 위한 통제와 관리도 병행하죠. 운영 프로세스 표준화와, 시스템을 통한 승인 체계의 일원화를 중요하게 여기는 이유입니다.
44개 쇼룸 관리에
구매 프로세스 정리가 필요한 이유
이번에 함께 이야기를 나눈 박주희 매니저님은 재경팀에서 지출 및 구매 정산, 환불·취소 처리, 지점 계약 관리 등의 업무를 맡고 있어요. 이 과정에서 에어서플라이를 잘 활용해주고 계신데요. 에어서플라이를 통해 관련 업무가 얼마나 편리해졌는지 여쭤봤어요.
Q. 에어서플라이 도입 전, 구매 방식이 어땠나요?
이전에는 각 지점에서 구매 요청이 오면, 담당자가 직접 11번가, 쿠팡 같은 온라인 쇼핑몰에서 필요한 상품을 검색하고 일일이 확인한 후 주문을 진행했어요.
문제는 결제 방식이 무통장 입금이었기 때문에 입금 기한이 보통 하루 정도로 짧았고, 결제를 담당하는 이사님께 결제 요청을 드리는 구조였다는 거예요. 이사님이 바쁘시면 입금이 늦어지고, 기한이 지나면 주문이 자동 취소되는 일이 자주 발생했죠. 그래서 같은 상품을 다시 찾아서 다시 주문하는 일이 반복됐어요.
또한, 어떤 지점에서 어떤 품목을 요청했는지 구분이 어려워서, 이걸 엑셀로 수기로 따로 정리해 관리했다고 들었습니다. 수기로 입력하고, 누락 없이 확인해야 했고, 주문 취소가 잦다 보니 담당자가 굉장히 힘들어했다고 해요.
Q. 매월 결제하는 구매요청 건수는 얼마나 되시나요?
현재 베스트슬립의 월 결제 건수는 250건 가량이예요. 대략 하루의 8-10건의 구매요청을 확인하고 승인하는 셈이예요. 제대로 된 체계가 없으면 관리가 어려운 수준이죠.
쇼룸 매장의 수가 많고 각자 그때그때 필요한 물건이 있으면 구매요청을 하다보니, 한 지점의 구매 품목 자체가 많지 않더라도 여러 내역이 모이면서 결제해야 하는 구매요청의 수가 매우 많아지는 것 같아요.
Q. 에어서플라이는 어떻게 사용하게 되셨나요?
특별한 계기가 있어서 사용하게 된 건 아니었어요. 전임자가 에어서플라이를 도입해서 쓰고 있었고, 저는 그걸 인수인계받아 사용하게 됐어요. 큰 기대 없이 시작했는데, 막상 써보니까 생각보다 꽤 편리하더라고요. 지금은 업무할 때 유용하게 잘 활용하고 있어요.
지점 구매요청 자동화로 생긴 운영 변화 3가지
그렇다면 베스트슬립은 실제로 어떤 부분에서 에어서플라이를 만족하며 사용하고 있을까요? 에어서플라이를 통해 관련 업무가 얼마나 편리해졌는지 여쭤봤어요.
주희님은 조직 운영 방식과 회계 처리 과정에서 장점이 많다고 말씀해주셨는데요. 자세한 내용을 실무자 관점에서 3가지 항목으로 나누어 살펴봤습니다.
Q. 에어서플라이를 사용하며 어떤 장점이 있나요?
✔️ 실시간으로 구매 흐름이 보이는 결제 체계
우선, 상품 등록부터 결제 승인까지의 프로세스가 정말 간단해서 마음에 들어요. 에어서플라이를 통해 전국으로 흩어진 지점들의 관리 시스템을 많이 잡아가고 있죠. 이전에는 구매요청을 확인하고 직접 구매를 했다면, 이제는 지점에서 요청한 물건의 구매합리성만 판단하면 되니 서로 편해요.
많은 양의 구매요청도 신속하게 처리할 수 있다는 것도 장점이예요. 에어서플라이를 이용하지 않았다면, 사람이 한 명 더 필요했을 거예요.
뿐만 아니라 주문 내역 외에 지출 데이터도 구조화되어 있다는 점도 만족스러워요.
지출데이터를 엑셀로 다운로드 받으면 지점별로 어떤 품목을 주문했는지, 언제 승인됐고 취소나 반품은 어떻게 처리됐는지가 모두 정리돼 있어요. 전부 한 화면에서 확인할 수 있으니까 하나씩 데이터 확인하고 따로 정리할 필요가 없어 편리하죠. 실시간으로 확인하고 관리할 수 있는 환경이 구매요청 자동화 시스템의 진짜 장점이라고 느껴져요.
✔️ 회계 리스크를 줄여주는 일원화된 증빙구조
회계를 중심으로 실무를 보면, 면세·과세 여부나 사업자 유형(간이·일반)을 세세히 따져야 해요. 예를 들어 면세로 알고 있던 거래가 나중에 과세로 확인되면, 단순 실수로 끝나는 게 아니라 부가세 누락으로 가산세까지 물 수도 있거든요. 실수 하나가 큰 리스크로 이어질 수 있어 늘 부담이 컸어요.
그러나 에어서플라이는 공급처가 통일돼 있고, 모든 거래가 구조화돼 있어서 그런 리스크가 거의 없어요. 그냥 회계 장부에 바로 반영하면 됩니다. 과세·면세 기준을 하나하나 확인하고 입력할 필요도 없어요. 지점별 세금계산서 발행도 자동화돼서, 금액만 맞춰 확인하고 바로 처리하면 되는 게 좋았어요.
무엇보다 ERP 연동이 자연스럽게 연결되는 점이 가장 큰 장점이었어요.우리 내부 회계 시스템과도 잘 맞아서, 따로 정리할 필요 없이 바로 반영되거든요.
지금은 상황상 카드 결제로 바뀌면서 후불결제를 쓸 때보다는 분류에 시간이 좀 더 들긴 하지만, 전체적인 구매 데이터 구조가 잘 잡혀 있어서 여전히 매칭이나 증빙은 훨씬 수월해요. 에어서플라이를 통해 지점의 구매요청이 자동화되면서 예전처럼 거래 건마다 정보를 찾고 입력하는 일은 거의 없어졌고, 회계 실무자가 느끼는 ‘실수에 대한 부담감’도 확실히 줄었죠. 이건 단순 편의성을 넘어, 회계 리스크를 줄여주는 실질적인 개선이라고 생각해요.
✔️ 쉽게 파악하는 지점별 구매금액
지큐브스페이스는 전국의 지점을 본사에서 직접 통합 운영하고 있어요.
이전에는 각 지점에서 직접 물품을 구매하거나 본사에 요청이 오면 비교부터 결제까지 전 과정을 본사 인력이 처리해야 했기 때문에, 지점이 많아질수록 관리 부담도 기하급수적으로 커졌죠.
지금은 지점에서 요청을 올리면, 본사에서는 그 요청의 필요성과 합리성만 빠르게 검토해서 승인 여부를 결정하는 구조가 됐어요. 구매요청 자동화 시스템이 도입된 덕이죠. 역할이 명확히 분리되면서 처리 속도도 빨라졌고, 불필요한 구매를 사전에 걸러낼 수 있는 체계도 갖춰졌어요.
지출 내역은 지점별로 관리되고 있어서, 팀장님은 어느 지점에서 어떤 요청이 반복되는지 주기적으로 확인하고, 지출이 높은 지점이 있다면 사유를 쉽게 확인하고 관리할 수 있어요.
지점 수가 많아도 운영 품질이 흔들리지 않는 구조가 만들어진거예요. 이전처럼 본사에서 모든 요청을 받고 비교하고 결제까지 도맡아 처리하던 방식과는 확연히 달라졌어요.
회계 리스크 줄이는 구매요청 자동화의 장점
Q. 에어서플라이를 쓰지 않는다면, 어떤 게 불편했을까요?
구매 건을 처리하는 일은 단순 반복처럼 보이지만, 실은 많은 판단과 조율이 필요한 일이기도 해요. 사람이 많아질수록 일의 양이 분산되기보단 오히려 조율과 감독의 부담이 커지죠.
에어서플라이가 없었다면, 지점별로 올라오는 요청을 그때그때 직접 구매하고, 엑셀로 따로 정리하고, 결제까지 매번 수작업으로 진행했을 거예요. 건수가 많아질수록 실수가 늘고, 요청마다 일일이 확인하고 처리해야 하니 승인 기준도 들쑥날쑥해졌겠죠.
하지만 지금처럼 요청 내역이 정리되고, 기준에 따라 빠르게 승인만 하면 되는 구조에서는 훨씬 덜 번거롭고 시간이 적게 들어요. ‘이 정도면 우리 업무엔 에어서플라이가 필수구나’ 싶을 만큼 체계화에 큰 도움이 됐어요.
Q. 어떤 기업에게 추천해주고 싶으신가요?
지점이 많고, 그에 비해 관리 인력이 적은 기업이라면 특히 도움이 될 것 같아요. 저희처럼 각 지점의 운영을 본사에서 직접 관리하는 구조에서는, 구매 요청이 제때 처리되지 않으면 운영에 차질이 생길 수밖에 없어서 일관된 시스템이 꼭 필요하거든요.
또 저희 회사처럼 조직 규모가 애매한 기업, 예를 들어 인원은 200여 명 정도인데 소기업이라 하기엔 크고, 그렇다고 대기업처럼 자체 시스템을 갖추진 못한 경우라면 더욱 적합하다고 생각해요. 이런 조직은 외부 솔루션을 통해 체계를 만들어 가는 과정이 중요하니까요.
실제로 주변에 입소문도 낸 적이 있어요. 예전에 대기업에 다니던 친구가 구매대행 업체를 입찰 방식으로 선정한다는 얘기를 해서, 저희가 쓰는 ‘에어서플라이’를 추천해주기도 했어요.
마치며
주희님은 대화 중에 “저도 집에서 사용 중이고, 본가에도 직접 마련해드렸어요. 제품이 정말 만족스러워요”라며 웃음을 지으셨어요. 밝게 웃으며 이야기하던 그 모습에서, 자신이 속한 브랜드에 대한 애정이 자연스럽게 전해졌습니다. 실무를 담당하는 분이 자사 제품을 기꺼이 사용할 만큼 만족하고 있다는 사실은, 이 브랜드가 직원에게도 신뢰받고 있다는 증거이자, 고객에게도 자신 있게 권할 수 있는 이유라고 느껴졌어요. 또한, 제품력만큼이나 그걸 뒷받침하는 운영 시스템 또한 체계적으로 설계되어 있다는 점이 인상적이었습니다.
만약 여러 지점을 운영하면서 본사에서 체계적으로 통제하기 어려운 구조에 고민이 있는 기업이라면, 지큐브스페이스 사례가 좋은 참고가 될 수 있을 거예요. 운영 방식의 무게중심을 바꾸고 싶은 시점이라면, 에어서플라이를 한번 경험해보시는 건 어떨까요?
도입이 고민되신다면, 언제든 편하게 문의 주세요. 에어서플라이는 실무자의 관점에서 함께 고민하고, 가장 현실적인 해결책을 제안해드립니다.
