중앙구매로 실현하는 비용절감 전략 4가지

많은 기업이 물가 상승, 인건비 부담, 공급망 불안정 속에서 비용절감을 고민하고 있습니다. 이럴 때 조직 안을 들여다보면, 구매 비효율·중복 거래·조건 협상 실패처럼 눈에 잘 보이지 않는 낭비 요소들이 절감의 큰 걸림돌이 됩니다.

이러한 문제들을 전략적으로 해결한다면, 실질적인 비용절감으로 이어질 수 있습니다.

이번 글에서는 중앙구매(Centralized Purchasing)를 통해
구매 비효율을 줄이고, 지속 가능한 비용절감 효과를 만드는 방법을 소개합니다.

“우린 대기업도 아니고, 조달팀도 없는데 중앙구매 같은 게 가능할까요?”

네, 대기업이 아니더라도, 분산된 구매 흐름을 하나로 묶는 작은 시작만으로도 충분히 중앙구매를 실현할 수 있습니다.

우리 조직은 어떤 방식으로 실무형 중앙구매를 도입할 수 있을까요? 지금부터 함께 살펴보겠습니다.

비용절감의 본질은 ‘낭비 제거’입니다

비용절감 전략의 중요성

비용절감은 조직의 수익성과 지속 가능성을 유지하는 데 필수적입니다. 이것을 가능하게 하기 위해서는, 일상 업무에 녹아 있는 낭비를 제거해야 합니다.

‘예산을 줄인다’, ‘더 싸게 산다’는 방식만으로는 한계가 있습니다.
진짜 낭비는 우리가 잘 인식하지 못한 곳, 업무의 습관과 구조 속에 숨어 있습니다.

실제 업무에서 비용이 낭비되는 영역

• 같은 물품을 여러 부서에서 따로 구매하다 보니 단가가 제각각

• 거래처는 늘어가는데, 정산과 관리가 복잡해 누가 어디에 얼마를 썼는지 파악 불가

• 가장 저렴한 공급처를 찾기 위해 견적 요청만 3~4번 반복

• 급한 상황에 아무 데서나 사서 결과적으로 오히려 더 비싸게 지출

이런 반복적인 비효율은 시간이 지나면 생각보다 큰 금액의 누수로 이어집니다. 이럴때, 중앙구매를 통한 전략적 절감이 필요해집니다. 조직의 규모와 관계 없이, 구매를 어떻게 관리하느냐에 따라 절감 효과는 충분히 달라질 수 있습니다.

중앙구매란 무엇인가요?

중앙구매(Centralized Purchasing)는 조직 내 여러 부서가 각각 따로 구매하던 방식에서 벗어나, 구매 권한과 절차를 한 곳으로 모아 통합적으로 운영하는 구매 방식을 말합니다. 중앙구매에는 대표적으로 다음과 같은 장점이 있습니다.

중앙 구매의 장점

• 비용절감: 구매력을 활용해 공급업체와 더 나은 가격과 조건을 협상할 수 있습니다.

• 공급업체 관리 개선: 모든 공급업체에 대한 단일 연락 창구를 통해 관계를 강화하고 성과를 모니터링할 수 있습니다.

• 프로세스 효율화: 구매 절차를 표준화하여 시간과 자원을 절약할 수 있습니다.

기존에는 주로 대기업이나 공공기관처럼 조달 부서가 따로 있는 조직에서 단가 협상력을 높이고, 구매 흐름을 통제하기 위한 구조로 중앙구매 방식을 도입해왔습니다. MRO 업체가 이를 위한 역할을 하기도 했습니다.

하지만 모든 기업이 조달팀을 둘 수는 없습니다. 구매력을 가지려면 구매금액이 최소 몇십억은 되어야 하는데, 그 정도 규모가 되는 기업은 많지 않기 때문입니다. 그렇다면 조달팀이 없다면 중앙구매를 할 수 없는 걸까요?

실무 중심으로 다시 정의하는 중앙구매

오늘날 중앙구매는 꼭 대규모 조직만의 전략이 아닙니다. 다음과 같은 질문에 ‘그렇다’고 답할 수 있다면, 이미 중앙구매가 필요한 환경에 가까워져 있습니다:

• 팀마다 거래처가 달라 단가와 조건이 제각각이다

• 누가 어디에 얼마를 썼는지 일일이 확인해야 한다

• 구매 요청–승인–결제 과정이 부서마다 다르다

• 부서별로 견적을 따로 요청하다가 시간만 낭비된다

중앙구매의 본질은 ‘통합 관리’이지, 규모나 체계의 문제는 아닙니다. 이런 분산된 구매 흐름을 하나로 묶고, 기준과 조건을 정리하며, 공급처와 데이터를 통합 관리하는 구조를 만들 수 있다면, 중앙구매를 통한 비용절감을 실현할 수 있습니다.

중앙구매의 효과

중앙구매를 통해, 기업은 조직 규모와 상관없이 구매에 얽힌 복잡한 절차, 낭비되는 시간, 중복 지출 등을 구조적으로 개선할 수 있습니다. 구체적인 효과는 다음과 같습니다.

① 구매 단가 절감

여러 부서 혹은 지점이 함께 구매하면 단가 협상이 쉬워집니다.
분산 구매는 구매량이 적어 단가가 높아질 수밖에 없습니다. 하지만 중앙구매는 수요를 모아 공급업체와 조건을 유리하게 협상할 수 있어, 같은 품목을 더 낮은 가격에 구매할 수 있습니다.

예) 지점별로 개별 구매하던 사무용품을 본사 일괄 구매로 전환해 연간 18% 비용절감

② 공급업체 관리 비용절감

거래처가 많을수록 관리 업무도 늘어납니다. 계약 조건, 정산, 회계 처리 등 관리가 복잡해지고, 그만큼 숨은 비용도 증가합니다. 중앙구매는 거래처를 표준화하고 통합함으로써 공급망 관리 비용을 줄입니다.

예) 기존 20개 거래처를 5개 우선 공급처로 통합하여, 정산·CS 처리 시간 40% 단축

③ 구매 프로세스 단순화

견적 요청, 승인, 결제가 부서마다 다르고 비효율적인 경우, 업무 시간 낭비는 물론, 구매 타이밍도 놓치기 쉽습니다. 중앙구매는 프로세스를 통일시켜 시간과 인건비를 함께 절감합니다.

예) 이메일로 수작업 견적 요청하던 방식을 시스템 통합으로 전환해, 구매 승인 평균 소요 시간 3일 → 1일로 단축

④ 비계획 구매 방지

급한 상황에서 ‘어디든 빨리 사야 한다’는 이유로 단가, 조건을 무시하고 비싸게 구매하는 경우도 많습니다. 그러나 중앙구매는 사전에 정해진 공급처와 조건을 기준으로 계획된 구매를 유도해 예산 이탈을 막습니다.

예) 긴급구매 건수를 월평균 6건에서 1건 이하로 감소

중앙구매를 통한 비용절감 전략,
어떻게 수립하고 실행할 수 있을까요?

중앙구매가 비용절감에 효과적인 것은 분명합니다. 하지만 기존의 구매 방식을 완전히 바꾸는 것처럼 느껴져 부담스럽게 느껴질 수도 있습니다.

그래서 중앙구매를 도입하고 정착시키기 위한 전략 수립 방법을 단계별로 정리해보았습니다. 조직 규모나 업종에 관계없이 적용할 수 있도록, 실무 관점에서 구성했습니다.

① 현재 구매 방식 진단하기

가장 먼저 해야 할 일은 지금 우리 조직의 구매 프로세스를 파악하는 일입니다.

• 부서별로 구매 요청–승인–결제까지의 단계가 어떻게 진행되는가?

• 어떤 품목이 반복 구매되고 있는가?

• 거래처 수는 몇 개나 되며, 조건은 표준화되어 있는가?

이 과정을 통해 우리는 어디에서 비용 낭비가 발생하고 있는지를 구체적으로 확인할 수 있게 됩니다.

② 이해관계자 정리 및 공감대 만들기

중앙구매는 실무자 한 명이 혼자 도입하기 어렵습니다. 현업 부서, 회계팀, 총무팀 등 관련 부서의 협력이 필요합니다. 강제보다 작은 불편 해소에 대한 공감에서 시작해보세요.

• 각 부서가 느끼는 불편/장점은 무엇인지 확인

• 어려운 용어 대신 “흐름을 정리한다”, “정산을 편하게 한다” 등의 표현으로 접근

• 빠른 피드백 구조 확보

③ 정책과 기준 만들기 (너무 어렵게 시작하지 말 것)

중앙구매를 위해 모든 걸 처음부터 규정화할 필요는 없습니다. 우선 “이 품목은 꼭 지정된 곳에서만 산다” 정도의 품목 지정 기준을 만드는 것만으로도 충분합니다.

• 어떤 품목은 반드시 지정 공급처에서 구매 (예: 복사용지, 공용 비품 등)

• 일정 금액 이상은 반드시 승인 후 구매

• 거래처는 3곳 이내로 유지 등

중요한 것은 조직이 빠르게 익힐 수 있는 ‘간단한 합의 기준’을 만들어 나가는 것입니다.

④ 시스템화: 구매 흐름을 한 곳으로 모으기

기준이 생기면 이를 반복 가능하고, 기록 가능한 형태로 시스템화 해야 합니다.

• 승인 요청, 견적 요청, 결제 흐름이 문서나 이메일이 아닌 한 곳에서 이뤄지도록 구조화

• 반복 구매 품목은 미리 등록하고 버튼 하나로 재주문 가능하도록 세팅

• 거래처별 구매 데이터가 누적되어 나중에 조건 비교나 평가가 쉬워지도록 설계

이때 전문 툴이나 플랫폼을 활용하면, 작은 조직도 조달팀 없이 중앙구매의 효과를 낼 수 있습니다.

작은 조직에서 중앙구매를 실현하는 방법

에어서플라이를 통해 중앙구매를 시작하세요

앞서 살펴봤듯, 중앙구매의 핵심은 분산된 구매 흐름을 하나로 통합하고, 낭비를 줄이는 구조를 만드는 것입니다.

그러나 많은 조직이 중앙구매를 실무에 적용하는데 어려움을 겪습니다.

• 견적 요청만으로 하루를 다 쓰거나

• 누가, 어디서, 얼마를 썼는지 일일이 엑셀로 모으고

• 담당자에 따라 거래처, 조건, 결제 방식이 들쭉날쭉한 경우가 많습니다.

큰 조직이 아니라면 이러한 어려움을 구조적으로 해결하기가 쉽지 않은데요. 이때 에어서플라이가 좋은 선택지가 될 수 있습니다.

에어서플라이는 비용절감을 위한 기능을 제공합니다

에어서플라이는 규모가 작은 조직 및 기업도 구매를 구조화하고 비용절감 효과를 경험할 수 있도록 돕는 서비스입니다. 따라서 중앙구매를 위한 다양한 기능을 제공합니다.

① 구매 흐름 통합

• 모든 팀별, 조직별 온라인 구매를 한 사이트에서 관리 가능

• 품목별 요청·승인·주문·정산 프로세스를 일관된 흐름으로 정리

• 거래처를 통합 관리하면서도 부서별 조건/배송지 설정 가능

② 반복 품목 자동화

• 자주 쓰는 비품·소모품은 ‘폴더 내 상단 고정’ 또는 정기결제’ 가능

• 별도 견적 없이도 승인 요청 → 발주까지 1분 내 처리 가능

③ 후불결제 + 통합 정산

• 복잡한 선결제 프로세스 없이 월 단위 정산 + 세금계산서 처리

• 재무팀 개입 없이도 회계 투명성 확보 가능

④ 실시간 지출 가시성

• 팀·부서·카테고리별 지출 내역을 한눈에 확인

• ‘누가 어디에 얼마를 썼는지’ 바로 파악 가능 → 예산 초과 및 과지출 방지

이런 조직이라면 특히 효과적입니다

중앙구매는 모든 조직에 도움이 되지만, 특히 아래와 같은 조직 유형에서는 에어서플라이를 통해 더욱 강력한 비용절감 효과를 실현할 수 있습니다.

마치며

중앙구매는 더 이상 대기업만의 전략이 아닙니다. 구매의 방식만 바꿔도, 조직은 지출을 전략적으로 통제하고 비용절감 효과를 경험할 수 있습니다.

에어서플라이는 그 변화를 실무자 한 명에서부터 시작할 수 있도록 설계되어 있습니다. 별도 시스템이 없어도 오늘부터 시작할 수 있는 중앙구매, 에어서플라이로 경험해보세요.