아카이브 코퍼레이션이 운영하는 공유미용실은 하나의 공간 안에 여러 디자이너가 입점해 독립적으로 영업하는 형태로, 자율성과 공간 효율을 모두 만족시키는 새로운 형태의 미용 서비스 플랫폼입니다. 이러한 공유미용실은 '아데르'라는 브랜드로 운영되며, 현재 11개 지점을 통해 각 지점의 구매 요청과 자산 관리, 정산 절차까지 본사에서 일원화해 관리하고 있습니다.
이번에 인터뷰한 아카이브 코퍼레이션 김보람 대리님은 운영지원 그룹에서 지점별 자율성과 운영 효율을 동시에 높이는 개선 활동을 주도해오고 계신데요. 현장에서 겪은 문제부터 개선까지, 실제 구매 담당자의 시선으로 진솔하게 들려주신 이야기들을 지금부터 함께 확인해보세요.
안녕하세요, 자기 소개 부탁드려요
Q. 현재 담당하고 계신 부서와 업무에 대해 소개해주실 수 있나요?
안녕하세요, 저는 아카이브 코퍼레이션 운영지원 그룹에서 근무하고 있는 김보람 대리입니다. 본사 구매 실무를 총괄하며 지점별 소모품·자산 구매, 예산 관리, 입주 디자이너 계약 및 정산, 품목 기준 설정과 지출 구조 개선까지 담당하고 있습니다.
그 중 구매/결제는 작은 부분 같지만 신중함이 요구되는 부분이라 신경을 쓰고 있고, 각 지점의 원활한 운영을 위해 효율적인 방식을 지속적으로 찾아가고 있습니다.
아카이브코퍼레이션은 어떤 회사인가요?
Q. 공유미용실을 운영하고 계신 걸로 알고 있어요
맞아요. 아카이브 코퍼레이션에서는 디자이너들이 각자 자신의 사업처럼 공간을 운영하는 형태의 공유미용실, ‘아데르’를 운영하고 있어요. 아데르에 입주한 디자이너분들이 각자 개인 사업자 형태로 공간을 운영하고, 저희는 그 공간을 공유 임대 형태로 제공하고 있습니다.
Q. 일반 미용실과 다른 점이 있다면요?
가장 큰 차이는 독립성과 프라이버시예요. 시술공간이 룸 형태로 구성되어 있어 디자이너-고객 간 1:1 맞춤 서비스를 제공할 수 있죠.
여기에 더해, 입주 디자이너들이 안정적으로 영업할 수 있도록, 매장 운영에 필수적인 커트보·펌보·드라이기·명함 등 기본 물품을 제작·제공하고 필요 시 주문 제작도 지원합니다. 샴푸나 트리트먼트 등 매장에서 공용으로 쓰는 품목도 기본 제공해, 디자이너들이 시술과 고객 서비스에만 집중할 수 있도록 돕고 있어요.
이처럼 독립성과 자율성을 극대화하면서도 필수 지원을 아끼지 않는 구조가 기존 미용실과는 다른 점입니다.
Q. 현재 몇 개 지점을 운영 중인가요?
10~11개 지점이 있어요. 처음은 역삼점에서 시작했고, 도산점까지 확장했어요.
에어서플라이를 도입하게 된 계기가 궁금해요
Q. 도입 전의 구매방식과, 어려웠던 점이 궁금해요
직접 장바구니를 만들고 매번 최저가 상품을 검색해 구매했어요. 그런데 수기로 비교하고 관리하기에는 너무 많은 시간이 들었습니다.
특히 지점이 늘면서 음료용 컵·뚜껑, 물티슈, 휴지, 간식, 커트보, 드라이기, 명함, 공용 샴푸·트리트먼트 등 필수 품목도 함께 증가했는데요. 매번 일일이 확인하고 결제하는 작업이 상당히 비효율적이었죠.
이런 반복 작업과 재고 변동 관리에 한계를 느끼던 중, 보다 효율적인 방식을 찾게 되었던 것 같아요.
Q. 에어서플라이를 어떻게 도입하게 되었나요?
처음에는 조직 내 지점이 늘어나고 물품이 많아지면서, 담당자 한 명이 모두 커버하기엔 한계가 있었어요.
그러던 중 '일괄 구매 업무 플랫폼' , '통합 구매 관리' 등 솔루션을 찾던 과정에서 에어서플라이를 접하게 되었고, 직접 주문해 보면서 기능을 검토하다 보니 자연스럽게 정착하게 됐습니다.
예전에 처음 쓸 때와 비교하면 지금은 기능이 훨씬 좋아져서, 같이 성장해온 느낌도 들어요.
에어서플라이 도입 후,
운영방식은 어떻게 달라졌나요?
Q. 도입 이후로도 운영 방식을 계속 개선해오셨다고요?
네. 저희에게 맞는 방식을 찾아가는 과정이 있었어요.
도입 초기에는 한 계정으로 모든 지점을 관리하다 보니 정보 노출 우려와 혼선이 있었고, 장바구니 구성부터 가격 비교, 결제까지 전 과정을 제가 직접 처리했어요. 로켓배송 상품의 최소 금액 제한을 몰라 요청이 반려되는 경우도 있었습니다.
지금은 지점별로 별도 계정을 만들어 요청 권한만 부여하고, 각 매니저가 직접 장바구니를 담아 요청하면 본사에서 결제만 진행합니다. 이 과정에서 매니저들이 품목을 사전에 검토·선택하게 되어 반려될 상품을 걸러낼 수 있고, 업무 흐름이 훨씬 간결해졌습니다.
Q. 특별히 만족스러운 기능이 있다면요?
실시간 배송 알림 기능을 만족스럽게 사용하고 있어요. 결제 관련 커뮤니케이션이 편리해진 건데요. 예전에는 누가 결제했는지 알림을 못 받는 경우가 있었는데, 문자로 결제 완료 알림이 오니까 실시간으로 확인이 돼서 좋아요.
서로 일일이 확인하지 않아도 되고, 요청이 어디까지 처리됐는지도 한눈에 보여서 업무 흐름이 훨씬 매끄러워졌어요.
Q. 결제 업무 시간도 많이 줄었나요?
실제적인 업무시간은 90% 이상 줄었어요. 예전엔 장바구니를 직접 만들고, 품목별로 최저가를 비교하고, 구매가 반려되면 다시 바꾸는 일까지 다 제가 했어요. 이런 과정이 지점별로 반복되니까, 결제 업무만 이틀 정도 걸렸고요.
그런데 지금은 매니저들이 요청서를 올리면 저는 결제만 하면 돼서, 하루 2시간 이내면 끝납니다. 단순히 ‘시간이 줄었다’가 아니라, 업무 방식이 바뀌어서 일이 줄었어요.
아카이브코퍼레이션 실무자가 말하는
에어서플라이 활용 노하우
아카이브 코퍼레이션 김보람 대리님은 실무에서 체득한 세 가지 핵심 활용법을 소개해주셨습니다.
Q. 지점 구조에 맞춰 폴더를 나눠 쓰고 계신다고 들었어요.
맞아요. 처음에는 대분류만 썼는데, 하위 폴더도 만들 수 있다는 걸 알고 나서는 훨씬 세분화해서 운영하고 있어요.
예를 들면 무인지점, 신규 오픈 지점, 이벤트성 일회 구매 등 목적에 따라 폴더를 나누고, 필수 품목은 고정된 구성으로 세팅해두면 매번 입력할 필요 없이 반복 사용이 가능해요. 그리고 자주 쓰는 품목은 상품 폴더 맨 앞에 고정해둘 수 있어서 재구매할 때 훨씬 빠르고요.
무엇보다 폴더 기준으로 요청이 명확해지니, 매니저 간 커뮤니케이션 실수나 오해도 줄어들었어요.
Q. 계정 운영 방식에 대한 실무 팁이 있을까요?
저희는 보안과 혼선 방지를 위해 지점별로 계정을 따로 생성하고 요청 권한만 부여하고 있어요. 이렇게 하면 요청은 자유롭게 할 수 있지만, 결제는 반드시 본사에서만 진행되도록 통제됩니다. 덕분에 요청·결제 라인이 명확해지고, 업무가 안정적으로 유지될 수 있어요.
Q. 지점별 구매 금액이나 물품 사용량은 어떻게 관리하시나요?
네, 전월 대비와 전년 동월 대비 데이터를 함께 보면서 소비 추이를 관리하고 있어요. 계절과 이벤트에 따라 소비 패턴이 확실히 달라지죠. 예를 들어, 여름철에는 고객 제공 음료 등 소모품 소진 속도가 빨라져 구매량이 늘어나는 편이예요.
예전에는 음료를 다른 쇼핑몰에서 따로 최저가로 구매했지만, 지금은 에어서플라이에서 다른 비품과 함께 한 번에 담아 결제합니다. 이렇게 하면 최저가 검색 시간을 절약할 수 있고, 결제 금액이 일정 수준을 넘는 경우에는 데이터를 참고해 구매 여부를 결정하는 등 예산 관리에도 도움이 돼요.
에어서플라이, 추천할 만한 서비스인가요?
실무자 입장에서 에어서플라이는 어떤 기업에 적합하다고 생각하는지 여쭤봤습니다.
Q. 에어서플라이, 어떤 기업에 추천하시나요?
지점 많은 회사에 특히 추천하고 싶어요. 저희처럼 스타트업이거나 다지점 매장을 운영하는 기업, 카페, 비품 소비가 많은 팀들에게 잘 맞을 것 같아요.
Q. 같은 미용업계에도 적용 가능할까요?
미용 재료뿐 아니라 컵, 냅킨 같은 공통 소모품도 많이 쓰니까, 일반 미용실도 충분히 활용할 수 있어요. 재료상이 많지 않거나 번거로운 곳에 특히 유용할 것 같고요.
마치며
아카이브 코퍼레이션은 에어서플라이 도입 이후, 11개 지점의 구매와 정산을 하나의 흐름으로 연결하는 운영 체계를 갖추게 되었습니다. 단순한 솔루션이 아닌, 실무자의 시간을 되돌려주고, 비용을 설계 가능하게 만든 구조적 변화였습니다.
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