오늘 인터뷰한 패스트파이브는 서울권에서 56개 지점을 운영하는 공유오피스입니다. 지점별로 필요한 소모품과 자산 품목이 다양하고, 매장 오픈 시기마다 일시적으로 구매 요청이 몰리기도 하죠.
이들은 에어서플라이 도입을 통해 본사와 지점 간의 역할을 명확히 나누고 실무자 간의 협업 구조를 체계화했습니다. 법인카드 결제, 품목 기준, 정산 처리까지—모든 절차를 유기적인 프로세스로 설계한 결과, 각 지점은 자율성을 유지하면서도 본사의 통제력은 더욱 강화됐습니다.
지금부터 이원규 매니저님과 함께, 그 변화의 과정을 구체적으로 짚어봅니다.
안녕하세요. 저는 현재 패스트파이브 공간 서비스 혁신팀 내에서 구매 물류 파트 파트장으로 근무하고 있습니다. 전 지점의 소모품 및 자산 구매를 비롯해 품목 기준 표준화, 예산 관리 등 전체 구매 업무를 총괄하고 있어요.
이외에 지점 매니저들이 현장에서 혼선 없이 운영할 수 있도록 교육하거나, 본사 차원의 구매 전략 수립 및 시스템 활용도 향상을 위해 다양한 실무 개선도 함께 추진하고 있습니다.
최근 오픈한 지점을 포함해 총 56개 지점을 운영 중입니다. 사옥 구축 솔루션 '파워드바이'를 통해 운영 서비스만 제공하는 지점도 계속 늘어나고 있어요. 현재 입주 멤버 수는 34,300명 이상입니다.
마곡나루점, 을지로2호점, 학동2호점, 압구정점, 선릉4호점, 선릉5호점, 선릉센트럴점 등 강북과 강남 전역에 다양하게 분포되어 있습니다.
패스트파이브는 서울권에만 56개 지점을 운영하고 있어 입주사에게 넓은 선택지를 제공한다는 게 장점이예요. 지점이 강남과 강북 주요 지역에 골고루 분포돼 있어, 입주 지점 외 다른 지점의 미팅룸이나 라운지도 자유롭게 이용할 수 있죠.
또한, 흑백 프린터 무료 제공, 조식(우유·두유·시리얼) 등 복지 서비스도 입주 만족도를 높이는 요소입니다. ‘노트북만 들고 오면 바로 일할 수 있는 공간’을 지향하며, 지점 매니저들이 책임감 있게 운영해 서비스 품질이 일관되게 유지되는 것도 큰 장점이고요.
각 지점 매니저들이 순회하며 시설 운영과 멤버 케어, 소모품 구매까지 담당하고, 에어서플라이에서 필요한 품목을 직접 선택해 구매 요청을 올려요. 이후에는 사업팀 팀장이 최종 승인하고, 결제가 진행되는 구조입니다.
본사에는 지점 구매를 총괄하는 공간 서비스 혁신팀 소속 담당자가 1명 있으며, 본사 임직원용 물품은 인사팀 내 총무 담당자가 별도의 본사 계정을 통해 구매하고 있어요. 이처럼 역할이 분리되면서 현장 중심의 빠른 의사결정과 본사의 예산 통제가 동시에 가능해졌어요.
총무팀에서는 스테이플러 같은 사무용품, 저희 팀에서는 신규 지점 오픈 시 A3 포켓패드, 법인인감 제작 같은 자산성 품목을 담당합니다. 멤버 요청에 따라 윤활제, 이벤트 소모품도 추가 구매하고요. 범위가 워낙 넓어요.
공유오피스는 지점 수가 많고 담당자 교체도 잦기 때문에, 운영 기준이 조금만 흔들려도 고객 경험에 바로 영향을 미쳐요. 특히 구매 품목처럼 일상적인 접점에서 차이가 나면 브랜드 신뢰에도 영향을 줄 수 있죠.
그래서 구매는 단순한 '물건 구매'가 아니라, 브랜드 일관성과 운영 품질을 지키는 중요한 수단이라고 생각합니다.
도입 전에 어떤 부분에 에로사항이 있으셨는지에 대해서도 여쭤봤는데요. 이전에 지점 매니저로도 근무하신 경험이 있어서 보다 구체적이고 실제적인 이야기들을 전해들을 수 있었어요.
예전에는 특정 플랫폼에 등록된 품목만 살 수 있었고, 이벤트나 비정기 품목은 법인카드로 현장 결제하거나 회계팀 승인을 따로 받아야 했어요. 절차가 번거롭고, 정산도 복잡했죠.
맞아요. 이전에는 다른 MRO업체를 이용했었는데, 그 당시 업체 사이트에 등록된 품목만 살 수 있었어요. 사고 싶은 물건이 있어도 정해진 품목 외에는 요청 자체가 어렵거나, 따로 승인을 받아야 했어요.
이벤트나 긴급 상황 때 필요한 물품은 보통 사이트에 없어서 현장 법인카드로 결제하거나, 아예 다른 사이트를 찾아서 회계팀에 따로 요청한 뒤에 승인 절차를 밟아야 했어요.
그러다보니 매니저마다 대응 방식이 다르고, 번거롭다는 얘기가 많았죠. 일처리가 지연되거나 누락이 생기는 경우도 많았습니다.
정산할 때 증빙 자료가 따로 모이지 않아서 매번 구매 내역을 하나하나 다시 정리해야 했어요. 왜 이걸 샀는지, 어떤 비용 항목인지 등을 지점 매니저들이 함께 붙어서 정리하느라 3일 이상 걸리는 일도 있었죠.
본사에 자료를 보내고, 누락된 건 다시 요청하고… ‘누가 왜 어떤 비용을 써야 했는가’를 증빙하는 데만 며칠이 소요되는 일이 반복되다보니 다들 피로감이 컸습니다.
이처럼 매니저들이 직접 뛰어야 했던 상황에서, 에어서플라이 도입은 단순한 툴 이상의 의미가 있었다고 합니다. 실제로 업무를 하며, 어떤 부분이 달라졌을까요?
후불결제 시스템이에요. 56개 지점에서 올라온 모든 구매건을 에어서플라이에서 일단 선결제하고, 월말에 한 번만 정산하면 됩니다. 그러다보니 지점마다 카드내역 증빙 걱정할 일이 없죠. 없으면 안되는 시스템이라고 느낄 정도로 제일 중요한 기능인 것 같아요.
후불결제를 이용하면 좋은점이 또 있는데요. 구매 데이터가 후불 정산 탭을 통해 자동으로 정리되기 때문에 예산 분석이나 지출 통계를 볼 때도 훨씬 일목요연하게 확인할 수 있다는 거예요. 이 기능 하나로 정산과 데이터 관리가 동시에 가능해져서 좋아요.
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왜 지점이 많을수록 후불결제가 중요할까요?
지점 수가 많아질수록 구매 건수도 기하급수적으로 늘어납니다. 각 지점이 법인카드를 따로 쓰면, 회계팀이 관리해야 할 증빙도 복잡해지고 누락 위험이 커지죠.
후불결제 시스템은 이 문제를 단번에 해결해줍니다. 모든 구매 건을 로랩스가 선결제하고, 본사는 월말에 한 번만 정산하면 되니 정산 지연·증빙 누락·결제 오류 같은 리스크가 사라집니다.
👉 특히 지점이 5개 이상인 조직이라면, 이 기능 하나만으로도 회계팀의 운영 효율이 압도적으로 달라집니다.
공유오피스처럼 지점 수가 많고 매니저 교체도 잦은 조직에서는, 각 지점의 정산 업무가 누적되면 회계팀과의 커뮤니케이션 혼선이 빈번하게 생깁니다. ‘누가, 왜, 어떤 비용을 썼는지’ 증빙을 확보하고 정산 흐름을 정리하는 데만도 상당한 시간이 소요되죠.
이전에는 정산하려면 지점 매니저들이 붙어서 하나하나 증빙 자료를 정리해야 했어요. 왜 샀는지, 어떤 비용으로 처리했는지를 다시 추적하는 데만 며칠이 걸리기도 했죠.
지금은 후불 정산 탭에서 엑셀 한 번만 다운 받으면 구매 내역, 비용 항목, 작성 메모까지 한눈에 정리돼 있어요. 3~5분이면 정산 완료되고, 정산 누락이나 담당자 간 커뮤니케이션 문제도 거의 사라졌습니다. 이 변화로 단순히 시간을 줄인 수준을 넘어, 조직의 운영 방식 자체가 달라졌어요.
맞아요. 매달 정해진 일자에 자동 발행으로 바뀌면서, 지점 매니저들이 발행 버튼 누르는 수고가 없어졌어요. 이것도 작지만 엄청 편한 변화예요. 매니저들이 다른 업무에 집중하다 보니 세금계산서 발행을 깜빡하는 경우도 있었고, 월말 마감 시점에 맞춰 수동 발행을 해야 해서 시간적으로 촉박할 때가 많았는데, 자동 발행으로 바뀌면서 그런 어려움이 깔끔히 해소됐습니다.
원하는 품목을 빠르게 등록하고 구매할 수 있는 기능이 아주 유용해요. 품목별로 폴더를 나눌 수 있으니 지점별 기준에 따라 물품을 체계적으로 정리할 수 있고, 상품 링크만 있으면 정해진 카탈로그에 없던 품목도 바로 등록해 구매할 수 있어요.
어떤 상황에서도 필요한 걸 제약 없이 살 수 있다는 점이 현장에서 크게 와닿습니다.
처음 에어서플라이를 도입했을 때 교육을 받았던 기억이 생생해요. 매니저들 반응이 '와, 이렇게 간단해?' 싶을 정도로 시스템이 직관적이고 잘 구성돼 있었거든요. 지금도 정산이나 구매 업무를 처리할 때마다 '참 잘 만들어졌다'는 생각이 들고, 실제로도 훨씬 편하게 일하고 있습니다.
공유오피스는 지점마다 매니저가 다르기 때문에 품목 기준이 통일되지 않으면 고객 경험이 들쑥날쑥해질 수 있어요. 어떤 지점은 고급형, 어떤 지점은 일반형 소모품을 쓰는 상황이 되면 신뢰도가 떨어지거든요.
에어서플라이의 폴더 기능은 이런 문제를 예방하는 데 아주 유용했어요. 본사에서 원하는 기준대로 필수 품목을 폴더에 구성해두면, 지점 매니저들도 자연스럽게 그 안에서만 구매하게 됩니다. 결과적으로 지점 운영의 일관성을 유지하고, 입주사 만족도도 높일 수 있었어요.
저희는 개인 계정이 아닌 지점별로 계정을 생성해 관리하고 있어요. 그래서 지점 운영 담당자가 바뀌더라도 노션이나 시트를 통해 공유된 계정 정보를 통해 로그인만 하면 되어서 혼선 없이 업무를 이어갈 수 있죠. 이런 방식은 지점 운영의 연속성과 시스템 활용 일관성을 유지하는 데 큰 도움이 되고 있어요.
지점별 계정 구조를 활용해 월별 지출 데이터를 분류하고, 지점 규모에 따라 소형·중형·대형으로 나눠 평균값을 산출해보고 있어요. 이렇게 도출된 데이터를 통해 각 지점의 운영 패턴을 파악하고, 예산안 시뮬레이션도 진행해보고 있습니다.
후불 정산 시스템 덕분에 구매 내역, 비용 항목, 구매 사유가 엑셀로 깔끔히 정리돼 있어 분석과 추적이 한결 수월해졌습니다. 현재는 예산 설정 기능 도입도 검토 중인데요. 월별 지출에 편차가 있다 보니 연간 단위 예산을 유연하게 설정할 수 있는 기능이 기대되고 있어요.
지점이 많거나 구매 요청이 잦은 조직, 비용 통제나 지출 데이터를 체계적으로 관리하고 싶은 조직에 잘 맞을 거라고 생각합니다.
다른 회사보다, 회사 내부에서 동료 직원분들에게 추천을 많이 해요. 내부 매니저들에게 늘 좋다고 추천하고, 새로 알게 되는 기능이 있으면 서로 공유하면서 활용도를 높이고 있어요.
패스트파이브는 에어서플라이 도입 이후, 패스트파이브는 56개 지점의 구매와 정산을 하나의 흐름으로 연결하는 운영 체계를 갖추게 되었습니다. 단순한 솔루션이 아닌, 실무자의 시간을 확보하고, 비용 체계를 보다 체계적으로 설계할 수 있게 되었죠.
"이제는 에어서플라이 없이는 운영을 상상하기 어렵다"는 이원규 매니저님의 말처럼, 시스템이 아닌 대체 불가능한 '조직 운영의 한 축'으로 자리잡았다는 점이 특히 인상적이었습니다.
이 글을 읽고 더 궁금한 점이 있으시거나 우리 회사에도 적용 가능할지 확인해보고 싶으시다면, 편하게 문의 남겨주시면 업종과 규모에 맞는 맞춤 컨설팅을 무료로 받아보실 수 있어요.
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