지출결의서 관리, 자동화가 필요한 이유는?

기업의 성장은 매출 증대만큼이나 효율적인 지출 관리에 좌우됩니다. 특히 매일 발생하는 지출결의서 업무는 단순한 서류 작업처럼 보이지만, 비효율적으로 관리될 위험이 큰 영역입니다.

지출결의서 수기 작성, 영수증 풀칠, 반복되는 반려와 재작업, 그리고 부정 지출의 위험까지. 이러한 비효율은 기업의 재무 건전성을 해치고 핵심 업무에 집중할 시간을 앗아가며, 지출결의서 수기 관리의 한계를 여실히 보여줍니다.

이 글에서는 기업 구매 담당자가 겪는 지출결의서 관리의 어려움을 진단하고, 최신 트렌드와 실질적인 해결책, 그리고 우리 회사에 딱 맞는 솔루션 도입 가이드까지 종합적인 인사이트를 제공해 드립니다.

기업 지출결의서 관리: DX를 넘어 AX로

더 이상 종이 서류와 수기 결재에 머물러서는 안 됩니다. 디지털 전환의 물결은 지출결의서 관리에도 큰 변화를 가져오고 있습니다. 페이퍼리스(Paperless) 환경 구축과 자동화(Automation) 기술 도입은 이제 선택이 아닌 필수가 되고 있습니다.

지출결의서, 무엇이며 왜 중요할까요?

지출결의서는 회사 내에서 발생하는 모든 비용 지출에 대해 사전에 승인을 요청하고 그 내역을 기록하는 내부 결재 서류입니다. 이는 단순히 돈을 쓰는 행위를 기록하는 것을 넘어, 다음과 같은 중요한 목적을 가집니다.

• 재무 투명성 확보: 모든 지출이 공식적인 절차를 거쳐 기록되므로, 자금 흐름을 투명하게 관리할 수 있습니다.

• 예산 통제: 계획된 예산 범위 내에서 지출이 이루어지도록 통제하고, 불필요한 지출을 방지합니다.

• 회계 처리의 근거: 지출 내역과 증빙 자료를 명확히 하여 올바른 회계 처리를 위한 기초 자료가 됩니다.

• 경영 의사결정 지원: 축적된 지출 데이터를 분석하여 향후 예산 수립이나 비용 절감 전략 등 합리적인 경영 판단을 돕습니다.

전통적인 지출결의서 관리는 종이 서류 작성, 수기 서명, 영수증 풀칠 등 번거로운 절차를 포함했습니다. 예를 들어, 결재권자 부재로 인해 수기 서명이 지연되거나, 잘못된 항목을 손글씨로 정정하면서 발생하는 업무 중복 등은 실무자의 시간 낭비와 오류 가능성을 높이는 주요 원인입니다.

구매 데이터 연동 자동화

특히, 구매 과정에서 발생하는 데이터를 직접 연동하여 지출결의서 작성을 완전히 생략하는 새로운 패러다임이 주목받고 있습니다. 이는 단순한 자동화를 넘어 수작업 단축, 규정 준수율 증대 등 지출 관리 수준을 실질적으로 향상시키는 핵심 동력입니다.

1. 원천 데이터 기반의 정확한 자동화
   : 구매 요청 시 입력된 품목, 금액, 목적 등 모든 구매 데이터가 자동으로 지출 기록으로 연결됩니다. 별도의 영수증 스캔이나 수기 입력 없이, 구매 요청 기록 자체가 지출결의서를 대체하는 개념으로, 데이터 입력 오류를 원천적으로 차단하고 업무 시간을 획기적으로 단축합니다.

2. 지능형 규정 준수 검토
   : 기업의 지출 규정을 기반으로, 구매 요청 단계에서부터 규정 위반 여부를 검토하고 오구매를 미연에 방지할 수 있습니다. 이를 통해 비효율적인 사후 승인 프로세스를 줄이고, 내부 통제의 효율성을 극대화합니다.

3. 실시간 지출 현황 및 부정 사용 탐지
   : 구매 데이터가 실시간으로 지출 기록에 반영되므로, 언제든 현재 지출 현황을 정확하게 파악할 수 있습니다. 또한, 과거 지출 패턴을 분석하여 평소와 다른 지출 내역이나 잠재적인 부정 사용 징후를 한 눈에 파악합니다.
   이는 재무팀이 선제적으로 대응하여 기업의 재정 손실을 막는 데 결정적인 역할을 합니다.

이 외에도 클라우드 기반 솔루션을 통해 언제 어디서든 PC나 모바일로 지출 기록을 작성, 승인, 조회가 가능해지며, 초기 투자 비용 부담 없이 유연하게 확장할 수 있습니다. 모바일 전자결재는 결재 지연을 없애고 업무 연속성을 확보합니다.

글로벌 기업들의 지출 관리 성공 스토리

실제로 지출결의서 관리 혁신을 통해 재무 효율성을 극대화한 사례들은 주위에서 많이 찾아볼 수 있습니다. 각자의 상황에 맞는 솔루션을 도입하여 유의미한 성과를 거둔 글로벌 기업을 소개합니다.

IGS Energy (Workday 도입)

미국 대규모 독립 에너지 공급업체인 IGS Energy는 기존에 HR, 급여, 경비 지출 관리를 위해 여러 개의 분리된 시스템을 사용하며 비효율을 겪었습니다.

그러나 Workday의 통합 솔루션을 도입한 후, 경비 보고를 100% 자동화하고, 직원 환급 시간을 50% 단축하는 동시에, 총 소유 비용(TCO)을 50% 절감하는 등 재무 및 운영 효율성에서 큰 개선을 이루었습니다.

이는 여러 시스템을 통합하여 구매 및 지출 데이터를 연동했을 때 얻을 수 있는 시너지를 보여줍니다.

아메리칸 이글 아웃피터스 (SAP 지출 분석 솔루션 도입)

미국 유명 캐주얼 패션 브랜드인 아메리칸 이글 아웃피터스는 방대한 지출 데이터의 가시성 부족과 규제 준수 문제에 직면했습니다.

그러나 SAP의 지출 분석 솔루션을 도입하여 구매 오더(PO) 규정 준수 목표를 80% 달성하고, 불필요한 지출을 효과적으로 통제하여 상당한 비용을 절감했습니다.

이는 구매 데이터의 체계적인 분석과 연동이 어떻게 재무 투명성과 비용 절감으로 이어지는지 보여주는 사례입니다.

이처럼 많은 선도 기업들은 최신 기술을 도입하여 지출결의서 처리 시간을 획기적으로 단축하고, 데이터 정확도를 크게 향상시키며 재무 관리의 투명성을 확보하고 있습니다.

지출결의서 관리 비효율 진단 및 해결방안

지출결의서를 여전히 수기로 작성하고 있다면, 반복적인 서류 작업과 비효율적인 결재 프로세스가 업무에 어떤 영향을 주는지 점검해볼 필요가 있습니다. 우리 회사의 지출결의서 프로세스는 과연 효율적일까요? 아래 체크리스트를 통해 현재 상황을 진단해보고, 문제점에 대한 해결책을 모색해 보세요.

자가 진단 체크리스트

위 항목 중 하나라도 해당된다면, 여러분의 기업은 지출결의서 관리의 비효율성으로 인한 잠재적 손실을 겪고 있을 가능성이 큽니다.

문제 해결 방안

1. 규정 명확화 및 교육
   : 모호한 지출 규정을 구체적으로 명시하고, 임직원 대상 교육을 정기적으로 실시하여 규정 준수율을 높여야 합니다. 명확한 가이드는 불필요한 반려를 줄이고 업무 혼란을 방지합니다.

2. 프로세스 표준화 및 전자결재 시스템 도입
   : 결재 단계와 책임자를 명확히 하고, 전자결재 시스템을 도입하여 지출결의서 처리의 병목 현상을 해소해야 합니다. 시스템화된 프로세스는 투명성을 높이고 업무 속도를 향상시킵니다.

3. 내부 통제 강화
   : 부정 지출 방지를 위한 내부 통제 시스템 구축은 필수입니다. 구매 데이터 연동 솔루션은 예산 초과 시 자동 알림, 특정 계정에 대한 지출 제한, 이상 징후 감지 등의 기능을 제공하여 부정 사용을 사전에 차단합니다.

우리 회사에 딱 맞는 지출결의서 솔루션은?

시중에는 다양한 지출결의서 관리 솔루션이 존재하며, 우리 기업의 규모와 예산, 그리고 필요 기능에 따라 최적의 솔루션을 선택하는 것이 중요합니다.

유형별 솔루션 장단점 비교, 실제 ROI 등을 통해 우리 회사에 맞는 솔루션은 무엇일지 알아보세요.

유형별 솔루션 비교

다음 표를 통해 주요 지출결의서 솔루션 유형별 특징과 장단점을 상세히 비교해보고, 우리 회사에 가장 적합한 선택을 위한 기준을 마련해 보세요.

비용 절감 효과(ROI) 분석

스마트 지출결의서 솔루션은 비용 절감을 넘어, 생산성 향상·내부 통제 강화·데이터 기반 의사결정 개선 등 실질적인 ROI를 창출하는 전략적 투자입니다. 대표적인 효과는 다음과 같습니다.

• 업무 시간 단축
  한 직원이 지출결의서 처리에 월 평균 10시간을 소요한다고 가정할 때, 구매 데이터 연동 자동화 솔루션 도입으로 80%의 시간 단축이 가능합니다. 이는 월 8시간의 업무시간 절약 효과로, 연간 최대 500만 원 이상의 인건비 절감으로 직결됩니다.

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  RPA 도입은 처리 비용을 최대 80%까지 줄일 수 있으며, 대부분의 기업이 12개월 이내에 긍정적인 ROI를 실현하는 것으로 나타났습니다.

• 오류 및 부정 지출 감소

  구매 데이터 기반의 자동 검토 및 내부 통제 시스템은 입력 오류를 줄이고, 부정 지출 발생률을 최대 90%까지 감소시킵니다. 이는 기업의 직접적인 재정 손실을 막아주는 효과를 가져옵니다.

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  SAP Concur 솔루션 도입 후 대부분의 고객사가 최소 15%에서 최대 30%까지 비용 절감 효과를 보고 있습니다.

• 사무용품 비용 절감
  : 종이, 인쇄, 보관 비용 등 직접적인 사무용품 비용을 절감할 수 있습니다. 실제로 페이퍼리스 시스템 도입은 연간 복사용지 구매량을 약 87% 감소시키는 효과를 가져왔습니다.

공급업체 협상 노하우

새로운 지출결의서 솔루션 도입을 고려하고 있다면, 공급업체와의 협상도 중요합니다.

• 장기 계약 할인
  : 1년 단위보다는 2~3년 장기 계약 시 더 큰 할인을 요구할 수 있습니다.

• 사용자 수 기반 요금제
  : 초기 사용자 수가 적다면, 최소 사용자 수 제한이 없는 유연한 요금제를 선택하거나, 사용자 수 증가에 따른 할인율을 미리 협상하세요.

• 커스터마이징 및 유지보수 비용
  : 우리 회사에 맞는 기능 추가(커스터마이징)나 정기 유지보수 비용이 별도로 책정되는지 미리 확인하고 협상해야 합니다.

구매가 곧 지출결의서가 됩니다 − 에어서플라이

이러한 새로운 패러다임을 선도하는 솔루션 중 하나가 에어서플라이입니다.

에어서플라이는 기업의 구매 요청부터 실제 결제, 그리고 회계 처리까지의 전 과정을 하나의 플랫폼에서 통합 관리함으로써, 번거로운 지출결의서 작성을 완전히 없애는 혁신적인 방식을 제공합니다.

즉, 구매 요청 기록 자체가 구매품의서의 역할을 하고, 결제된 내역이 자동으로 지출결의서를 대체하는 개념입니다. 이는 구매와 지출 데이터를 실시간으로 연동하여 업무 효율성을 극대화하고 재무 투명성을 확보하는 데 기여합니다.

결론: 지출결의서, ‘수기 관리’ 대신 ‘연동’하세요

지출결의서 수기 관리에서 벗어난 변화는 단순히 번거로운 업무를 줄이는 것을 넘어, 기업의 재무 투명성을 높이고, 핵심 역량에 집중할 수 있는 환경을 조성하며, 궁극적으로는 지속 가능한 성장의 기반을 다지는 일입니다.

지금 바로 우리 회사에 맞는 스마트 지출결의서 솔루션을 도입하여, 데이터 기반의 효율적인 재무 관리 시스템을 구축하고, 기업 성장의 새로운 기회를 포착하시길 바랍니다. 만약 에어서플라이 서비스가 궁금하시다면, 지금 바로 전문가와 상담을 받아보세요!

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